Хранение кассовых документов срок

Хранения кассовых документов в организации 2021: сроки по налоговому и бухгалтерскому законодательству, сколько лет хранятся?

Хранение кассовых документов срок

Существуют определенные правила хранения и последующей ликвидации официальных бумаг, относящихся к категории кассовых документов. Бухгалтерским законодательством четко регламентируются сроки, порядок и условия хранения документов, удостоверяющих совершение операций (транзакций) с наличностью.

Хозяйствующие субъекты должны строго придерживаться установленных правил, так как несоблюдение предъявляемых требований может привести к наложению штрафных санкций.

Как долго следует хранить кассовые бумаги? Какими принципами и нормами нужно при этом руководствоваться?

Каков порядок уничтожения кассовой документации? Все эти вопросы необходимо рассмотреть более подробно.

Сколько лет хранятся в организации по закону?

Надо отметить, что требования налогового законодательства ощутимо расходятся с нормами Закона «О бухучете» при определении обязательных сроков хранения кассовой документации на отечественных предприятиях.

Рекомендуем также прочитать о порядке внесения исправлений в кассовые документы.

Налоговые сроки

Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом  (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.

Бухгалтерский аспект

Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.

Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.

Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.

Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.

Требования Минкультуры

Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.

Зарплатная документация

Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.

Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.

Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.

Судебные разбирательства

Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.

Порядок и правила

Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.

Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.

Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.

Основные правила хранения кассовых бумаг:

  • Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
  • Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
  • Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
  • Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.

Порядок уничтожения

Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.

Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:

  • Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
  • Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
  • Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
  • Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
  • Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов, рассказано в данном видео:

Выводы

Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных актов, можно утверждать, что кассовую документацию надлежит хранить на предприятии в течение минимум пятилетнего срока.

Это касается как бумажных, так и электронных документов. Исключение – платежные ведомости, которые при отсутствии учетных (лицевых) счетов хранятся организацией семьдесят пять лет.

Порядок такого хранения должен соответствовать общеобязательным нормативным требованиям. За надлежащее хранение и последующее уничтожение кассовых бумаг отвечает непосредственно руководитель хозяйствующего субъекта.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/hranenie-kassovyh-dokumentah.html

Какой срок хранения кассовых документов?

Хранение кассовых документов срок

Все юридические лица, компании и индивидуальные предприниматели, в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации, обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы. Эти бумаги являются подтверждением понесенных расходов, доходов, а также основанием для исчисления суммы налога.

Ответственным за хранение документации является руководитель организации. Тем не менее, это должностное лицо может передать свои полномочия другому сотруднику. Индивидуальные предприниматели несут ответственность за сохранность бумаг самостоятельно.

Законодательством предусмотрены штрафы за уничтожение или потерю документов ранее разрешенного срока. Особенно строгими являются требования для первичной документации, к которой и относят кассовые документы.

Не нарушать правила бухгалтерского и налогового учета, а также избежать нежелательных штрафов поможет привлечение к делу опытного бухгалтера.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 57 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Какие документы считаются кассовыми?

Центробанк Российской Федерации дает четкие указания по поводу документов, которые используются при оформлении кассовых операций:

  1. Приходный кассовый ордер (ПКО). Этот документ необходим для фиксирования поступлений денежных средств в кассу организации. Если при внесении наличности оформляется чек (при условии наличия кассы) или бланк строгой отчетности, то достаточно будет оформить один ПКО в день. В остальных случаях каждая операция должна быть задокументирована отдельно.
  2. Расходный кассовый ордер (РКО). Этот документ оформляется каждый раз при расходовании денежных средств из кассы. Держатель кассы выдает деньги лицу после идентификации его личности по паспорту или иному документу по РКО, подписанному главным бухгалтером.

Также существует документация, которая используется при оформлении операций с кассой, но, по мнению Центробанка, к таковой не относится.

Например, кассовая книга — своеобразный реестр, отражающий все ПКО и РКО. Стандартно оформляется единожды в сутки, кассир указывает остаток денежных средств на конец рабочего дня.

Если в организации не один кассир, а например, старший и младший сотрудник, то также используется книга учета, которая подтверждает факт передачи денег.

Кроме того, существуют расчетно-платежная и платежная ведомости, используемые для учета выплат сотрудникам.

В течение какого срока необходимо хранить кассовые документы?

Требования в отношении срока хранения документации указаны как в законодательных актах по налогам и сборам, так и в законе «О бухучете». Причем нормы различаются. В частности, налоговое законодательство закрепляет четырехлетний срок хранения для документов, отражающих доходы и расходы организации.

Согласно законодательству в сфере бухгалтерского учета, финансовая документация должна храниться в течение 5 лет после отчетного периода.

Более того, в обязанности юридического лица входит организация хранения таким образом, чтобы бумаги оставались в целости и сохранности в течение всего необходимого срока.

Организация имеет право своими силами организовать архив, где будут храниться важные документы, вне места осуществления основной деятельности предприятия.

Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод, что документация должна сохраняться в течение 5-летнего периода. Учтите, что даже при ликвидации компании данное правило остается актуальным. Уничтожать документы раньше времени все равно не стоит.

Ответственность за утрату документов

Руководитель организации несет полную ответственность за обеспечение целостности и сохранности первичной документации в течение установленного законом срока.

В случае отсутствия бумаг организация будет наказана. Если отсутствие первичной документации для расчета налогооблагаемой базы будет обнаружено налоговой инспекцией, то придется оплатить штраф, в соответствии с Налоговым кодексом, в размере 10 000 рублей (при нарушении только в одном периоде).

А для злостных нарушителей штраф вырастет до 30 000 рублей, так как это является грубым нарушением правил учета доходов и расходов.

Кроме того, предусмотрена и административная ответственность за отсутствие документов. Должностное лицо заплатит до 10 000 рублей, а при повторном нарушении штраф будет увеличен в 2 раза.

А если документация хранится без должного внимания, то придется заплатить еще от трехсот до пятисот рублей. Соответственно, советуем вам уделить должное внимание ответственному хранению документов. Это поможет избежать лишних затрат и внимания налоговой инспекции к вашей организации.

Источники:

Порядок ведения кассовых операций

Налоговый кодекс о сроке хранения документов

Хранение документов бухгалтерского учета

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/kakoi-srok-hraneniya-kassovyh-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.