Штампы на кассовых ордерах

Расходный и приходный кассовый ордер: заполнение

Штампы на кассовых ордерах

Заполнение приходного кассового ордера

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления приема наличных белорусских рублей без использования кассового оборудования .

С 01.10.2017 ПКО не являются бланками документов с определенной степенью защиты. Они также исключены из перечня бланков документов с определенной степенью защиты, информация о которых подлежит включению в ЭБД .

С этой даты к бланкам ПКО не предъявляются особые требования по их приобретению, учету и списанию. При оформлении на компьютере их можно выводить на печать на обычный лист бумаги. А для ручного заполнения бланки ПКО можно заказать в типографии. Однако нужно соблюдать утвержденную Минфином форму.

Оформление ПКО производится в следующем порядке:

1) работники, на которых возложена такая обязанность, заполняют реквизиты ПКО, включая квитанцию к нему ;

В строке «Принято от» указывают фамилию, собственное имя и отчество (если имеется) физического лица, от которого принимаются наличные деньги, а также наименование организации в ситуации, если лицо действует по доверенности от ее имени.

В строке «Основание» указывают основание (вид, источник) поступления наличных денег.

В строке «Приложение» перечисляют прилагаемые документы с указанием их номера и даты .

В графе «Сумма, руб. коп.» указывают информацию цифрами с двумя десятичными знаками после десятичного разделителя (запятой, точки) . Сумму прописью в строке «Сумма с НДС» отражают следующим образом: рубли — словами, копейки — цифрами;

2) далее заполненный бланк ПКО подписывает главный бухгалтер (либо лицо, имеющее соответствующие полномочия);

3) заполненный и подписанный главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия) ПКО регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, если необходимость регистрации определена руководителем организации, ИП в письменной форме ;

4) далее ПКО передают кассиру, который проверяет правильность указанной в нем информации, а также наличие подписи главного бухгалтера (или лица, имеющего соответствующие полномочия).

Внимание!
При наличии одного кассира или отсутствия должности кассира допускается выдача наличных денег иным уполномоченным лицом юридического лица, подразделения, ИП . Исправления в ПКО не допускаются .

5) кассир подписывает надлежаще оформленный ПКО после приема наличных денег в кассу и выдает лицу, которое их вносит, отрывную часть ПКО — квитанцию к нему;

6) на основании ПКО кассир производит запись в кассовую книгу (при ее ведении) ;

7) в конце рабочего дня заполненные ПКО вместе с отчетом кассира передаются в бухгалтерию .

Внимание!
Законодательством не установлено требование о проставлении штампа «Погашено» либо «Оплачено» на бланке ПКО и приложенных к нему документах.

Примечание. Также о заполнении ПКО см. типовую ситуацию «Как заполняется приходный кассовый ордер в белорусских рублях»*.*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Если у вас еще нет доступа к ilex, запросите доступ к демонстрационной версии сервиса ilex.

Заполнение расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер (РКО) применяется для оформления выдачи наличных белорусских рублей из касс:

— организаций;

— подразделений организаций;

— индивидуальных предпринимателей, имеющих работников .

Бланк РКО имеет типовую форму, при этом не относится к бланкам документов с определенной степенью защиты.

В зависимости от количества лиц, которым выдаются наличные деньги из кассы, РКО может оформляться:

— в отдельности на каждое физическое лицо, которому производится разовая выдача наличных денег из кассы;

— на общую сумму денег, выданную из кассы по платежной ведомости, без составления РКО на каждого получателя.

Бланк РКО заполняет лицо, на которое возложены такие обязанности, ИП. Исключение составляет случай оформления РКО на общую сумму денег, выданную по платежной ведомости. Его заполняет кассир. Можно заполнять РКО вручную на бланке типовой формы либо с помощью технических средств при условии сохранения реквизитов, установленных типовой формой .

Оформление РКО на разовую выдачу наличных денег производится в следующем порядке:

1) бухгалтер или иное лицо, на которое возложена такая обязанность, заполняет реквизиты РКО, указывая:

— в строке «Выдать» фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется) получателя денег. Если они выдаются по доверенности, после Ф.И.О. получателя производится запись «по доверенности» и указывается фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) лица, на которого оформлена доверенность ;

— основание выдачи наличных денег в строке «Основание», например: «Выдано под отчет на командировочные расходы по приказу N ______ от ______»;

— сумму выдаваемых из кассы наличных денег прописью в строке «Сумма». Записывают ее следующим образом: рубли указывают словами, копейки — цифрами. Сумму цифрами в графе «Сумма, руб. коп.» указывают с двумя десятичными знаками после десятичного разделителя (точки или запятой) .

Внимание!
В законодательстве не установлено требование о том, что заполнять строку «Сумма» должен получатель денег собственноручно.

— прилагаемые документы с номером и датой (либо их копии) при их наличии в строке «Приложение». К таким документам относятся, например, доверенность, выданная на разовое получение денег, копии приказов и т.д.;

— данные о документе, удостоверяющем (подтверждающем) личность физического лица, которое получает наличные деньги, в строке «Предъявлен документ».

Таким документом является паспорт, вид на жительство, удостоверение беженца, для работников организации им может быть удостоверение, выданное организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица организации, выдавшей это удостоверение ;

2) заполненный РКО передается на подпись руководителю и главному бухгалтеру (или лицам, имеющим соответствующие полномочия).

Внимание!
Подпись руководителя (или лица, им уполномоченного) на бланке РКО не требуется, если к этому бланку приложены документы (заявление, счет, платежная ведомость и др.) с разрешительной надписью руководителя (лица, им уполномоченного) . Проставление печати на РКО не предусмотрено;

3) заполненный и подписанный должностными лицами РКО регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, если необходимость регистрации определена руководителем организации, индивидуальным предпринимателем в письменной форме ;

4) после этого РКО, оформленный на выдачу наличных денег, передается кассиру, который должен проверить наличие на нем подписей руководителя (при необходимости проставления) и главного бухгалтера (или лиц, имеющих соответствующие полномочия), правильность заполнения реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего личность получателя, а также наличие документов, указанных в строке «Приложение» .

Внимание!
В случае наличия одного кассира или отсутствия должности кассира допускается выдача наличных денег иным уполномоченным лицом юридического лица, подразделения, ИП .

В РКО не допускаются исправления ;

5) по надлежаще оформленному РКО кассир выдает наличные деньги лицу, указанному в строке «Выдать»;

6) получатель денег расписывается в строке «Получил»;

7) кассир подписывает РКО после выдачи наличных денег ;

8) сразу после подписания РКО кассир вносит запись в кассовую книгу (при ее ведении) ;

9) в конце рабочего дня заполненные РКО вместе с отчетом кассира передаются в бухгалтерию .

Примечание. Также о заполнении РКО см. типовую ситуацию «Когда, кем и как оформляется расходный кассовый ордер»*.
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Если у вас еще нет доступа к ilex, запросите доступ к демонстрационной версии сервиса ilex.

Источник: https://ilex.by/zapolnenie-kassovyh-orderov-v-belorusskih-rublyah/

Форма КО-1 | Скачать образец ПКО 2021

Штампы на кассовых ордерах

Приходный ордер – это унифицированный бланк, который заполняется по факту поступления наличных денег в кассу организации (ИП).

Компания обязана оформить ПКО в следующих случаях:

  1. Внесение средств в уставный капитал;
  2. Возврат неиспользованных сумм подотчетных средств;
  3. Возмещение ущерба сотрудником;
  4. Реализация имущества, принадлежащего компании;
  5. Возврат или поступление заемных средств;
  6. Поступление денег со счета компании;
  7. Приход наличной выручки от хозяйственной деятельности (на конец рабочего дня заполняется один ПКО на всю сумму выручки).

Индивидуальные предприниматели оформлять ПКО, как и другие бланки кассовой дисциплины (например: РКО, кассовую книгу и пр.), не обязаны, но могут применять такие документы по собственной инициативе в целях учета и контроля за перемещением и расходованием наличных средств.

Порядок и способы оформления ПКО

Унифицированный бланк ордера (№ КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.

Документ состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к ПКО.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Нумерация производится по порядку в хронологической последовательности, датой отсчета является 1 января каждого нового года.

Лицом, в обязанности которого входит заполнение приходного ордера, может являться:

  • сотрудник организации (кассир, бухгалтер и др.), назначенный распоряжением руководителя компании;
  • главный бухгалтер;
  • руководитель (если в штате компании нет главного бухгалтера или бухгалтера).

Подписывают ПКО: главный бухгалтер (бухгалтер или директор) и кассир.

Если руководитель организации (ИП) единолично проводит кассовые операции и оформляет первичную документацию, на ПКО ставится только подпись руководителя (ИП).

Оформление бланка производится:

1) Ручным способом.

2) На компьютере с последующей распечаткой:

  • в текстовом или табличном редакторе;
  • с помощью специализированных программ и онлайн-сервисов.

3) В электронном виде. При таком способе документооборота кассовые бланки должны быть заверены квалифицированной электронной подписью.

Исправления и помарки при заполнении ПКО категорически не допускаются!

Квитанция к ордеру заполняется одновременно с ПКО, подписывается и заверяется печатью.

Для проставления оттиска печати могут быть использованы:

1) Основная круглая печать организации.

Следует отметить, что с момента вступления в силу закона от 06.04.2015 №82-ФЗ организации имеют право отказаться от использования круглой печати.

2) Простые (вспомогательные) печати и штампы, находящиеся у работников фирмы, ответственных за их сохранность и использование.

Оттиск печати должен располагаться целиком на квитанции и не заходить на сам приходный ордер.

Кассир, получивший заполненный бланк из бухгалтерии, обязан:

  • сверить все данные ордера;
  • проверить документ на отсутствие помарок и исправлений;
  • удостовериться в подлинности подписи главного бухгалтера (или другого ответственного лица);
  • проверить наличие указанных приложений.

Если все правила соблюдены, кассир принимает деньги. Прилагающиеся к ордеру документы следует погасить штампом или сделать надпись от руки: «Получено» («Оплачено») с указанием даты.

Оформленный ПКО остается в организации и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги), а квитанция передается лицу, сдавшему наличность.

Сведения об ордере вносятся в журнал регистрации ордеров (№ КО-3). Запись о принятых денежных средствах отражается в кассовой книге компании.

Инструкция: как заполнить приходный кассовый ордер

Унифицированная форма заполняется следующим образом:

  1. В поле «Организация» указывается полное название компании в соответствии с учредительными документами.
  2. В окне «по ОКПО», указывается соответствующий код согласно уведомлению Росстата.
  3. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений и только в ситуациях, когда деньги сдает сотрудник представительства.
  4. Далее заполняются порядковый номер бланка и текущая дата.
  5. В ячейках «Дебет» и «Кредит» указываются номера счетов бухучета или коды (если компания использует кодирование).

ИП эти ячейки не заполняют.

Операции по приходу наличности в организацию отражаются по дебету счета 50 (также следует указать субсчет в соответствии с рабочим планом счетов фирмы).

По кредиту записывается корреспондирующий счет – источник прихода денежной наличности, например:

  • 51 (52) – приход наличных денег с банковского счета фирмы;
  • 60 – поставщик вернул аванс;
  • 62 (76) – поступили деньги от заказчиков и покупателей;
  • 66 (67) – получены заемные средства;
  • 73-1 (2) – сотрудник возместил материальный ущерб;
  • 75-1 – собственник внес долю в уставный капитал;
  • 90-1 – поступила выручка от реализации продукции (услуг, работ).
  1. «Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, на которое оформляется ордер.
  2. «Код аналитического учета» – вносится код аналитики корреспондирующего счета (если такие коды в организации предусмотрены).
  3. В ячейку «Сумма» записывается полученная сумма наличных денег в числовом выражении.
  4. Ячейка «Код целевого назначения» заполняется, если компания использует систему кодирования.
  5. В строку «Принято от» записываются Ф.И.О. работника компании. При расчетах между контрагентами указывается название фирмы и Ф.И.О. сотрудника, который передал деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Меридиан» через Иванова К.М.
  1. В строку «Основание» заносится содержание операции.
  2. В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма поступивших средств, при этом копейки указываются цифрами.
  3. В строке «В том числе» записывается ставка и сумма НДС. Если операция не подлежит обложению НДС, указывается: «Без НДС».
  4. В поле «Приложение» перечисляются наименования, номера и даты прилагаемых документов.

При заполнении вручную бланков, изготовленных типографским способом, следует поставить прочерки в пустых ячейках. Также после внесения суммы прописью нужно обязательно прочеркнуть пустое место в строке, во избежание фальсификации документа.

Квитанция ПКО содержит сведения, идентичные данным приходного ордера.

Штрафы за отсутствие ПКО и сроки хранения бланка

За отсутствие первичных документов (грубое нарушение правил учета) инспекторы могут оштрафовать компанию по ст. 120 НК РФ:

  • На 10 000 – 30 000 рублей;
  • Или на 20% от неуплаченной суммы при занижении налоговой базы, но не менее 40 000 рублей.

Санкции за неправильное оформление ПКО не установлены, но бланк, заполненный с ошибками, могут приравнять к отсутствию документа.

Отсутствие квитанции ПКО у контрагента может привести к отказу инспекторов признать расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль (единого налога при УСН). В такой ситуации контрагент понесет дополнительные расходы по уплате налога, штрафа и пеней.

Организация обязана хранить первичную документацию, в состав которой включается и приходный кассовый ордер, на протяжении 5 лет после окончания отчетного года.

Читайте более подробно: Форма КО-1

Источник: https://nalog-spravka.ru/prixodnyj-kassovyj-order-ko-1.html

Оформление кассовых документов: ПКО, РКО, кассовая книга

Штампы на кассовых ордерах

Кассовые документы должны оформлять все организации, включая малые предприятия, а вот ИП могут не составлять кассовую книгу, оформлять ПКО и РКО. Правильное и своевременное оформление кассовых документов — это обязанность каждой организации.

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…«

При поступлении наличных денежных средств в кассу оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) по форме №КО-1 в одном экземпляре. Квитанция ПКО выдается вносителю денег в кассу.

При поступлении наличной выручки от граждан или организаций выдается чек ККТ, ПКО составляется на всю сумму выручки за день на основании контрольной ленты. Оприходовать наличные деньги в кассу приходником нужно до окончания рабочего дня или приезда инкассатора.

Нумерация ПКО произвольная, обычно в порядке возрастания, можно использовать буквенный шифр или дату.

Расходный кассовый ордер

При выдаче денег из кассы оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме №КО-2 в одном экземпляре, получателю выдается квитанция РКО.

При выдаче зарплаты штатным сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 или платежная ведомость по форме № Т-53. На всю сумму выданной зарплаты составляется РКО.

Исправления в ПКО и РКО не разрешаются, при совершенной ошибке надо оформить новый документ.

Ордера можно оформлять на бумаге от руки или автоматизированным способом.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

В настоящее время журнал регистрации приходных и расходных ордеров по форме №КО-3 не является обязательным документом, он не упоминается в Порядке ведения кассовых операций. Вести журнал или нет — это добровольное дело организации. Ответственности за его отсутствие и не заполнение нет.

Журнал предназначен для предварительной регистрации ПКО и РКО: указываются дата, номер, сумма документа и примечание.После регистрации в журнале денежные документы передаются в кассу кассиру.

Журнал регистрации хранится в архиве организации 5 лет.

Кассовая книга

В кассовой книге по форме №КО-4 отражается движение наличных денег: поступления и выбытия из кассы организации. Кассовую книгу можно вести на бумаге, автоматизировано или в электронном виде.

Обратите внимание! Несмотря на то, что унифицированные формы документов стали не обязательными и используются по желанию, некоторые документы нужно оформлять только по унифицированным формам. Кассовая книга, ПКО и РКО — относятся к таким документам.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме №КО-5 используется если в организации есть старший кассир. В книге отражается передача денег от старшего кассира кассирам. Записи делаются в момент передачи денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.

Печать на кассовых документах

Организация для кассовых документов может кроме основной печати использовать штампы с надписями:

  • касса,
  • для документов,
  • для кассовых документов.

 Ответственность

За несвоевременное отражение кассовых операций предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность

За отсутствие первичных документов предусмотрены штрафы (ст.120 НК РФ) за грубое нарушение правил учета доходов и расходов:

  • 10 000 руб. — нарушение совершено в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. — нарушение обнаружено в разных налоговых периодах;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. — нарушение, которое привело к занижению налоговой базы.

Административная ответственность

Административная ответственность (ст. 15.1 КоАП РФ) за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО грозит штрафом организации от 40 000 руб. до 50 000 руб.

Для должностных лиц тоже могут применяться штрафы:

  •  от 4000 руб. до 5000 руб. – за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.1 КоАП РФ);
  • от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ);
  • от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кассир не является должностным лицом, за его ошибки будет расплачиваться руководитель организации или главный бухгалтер.

Источник: https://superbu.ru/oformlenie-kassovyih-dokumentov-pko-rko-kassovaya-kniga/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.