Рко на зарплату образец заполнения

Содержание

Расходный кассовый ордер на выдачу зарплаты 2021: образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости, как оформить КО-2?

Рко на зарплату образец заполнения

Заработная плата может выдаваться персоналу в наличном или безналичном виде. В первом случае формируется платежная или расчетно-платежная ведомость, к которой дополнительно составляется расходный кассовый ордер.

Строгих требований при оформлении РКО при выплате зарплаты нет. Однако особенности данной процедуры нужно знать, заполняя ордер при этом вовремя и правильно.

Нужно ли оформлять?

В ведомости содержится информация о том, кому и в каком размере зарплаты нужно выплатить. При получении денег каждый работник ставит напротив полученной суммы свою подпись.

То есть ведомость отражает сведения о том, какие суммы нужно выплатить, какие уже выданы, какие депонированы.

Для того чтобы бухгалтер смог провести расход выданных наличных денег в бухгалтерском учете, одной ведомости не достаточно, необходим первичный документ – расходный кассовый ордер.

Именно РКО выступает основанием для совершения проводки по расходованию наличных из кассы – Дт 70 Кт 50.

Кроме того, ордер служит основанием для внесения в кассовую книгу регистрационной записи о произведенном расходе из кассы.

Особенности оформления

Ведомость на выдачу зарплаты может оформляться в отношении отдельного подразделения организации или по всем сотрудникам предприятия в целом.

При этом отражаются как суммы к выплате по каждому сотруднику в отдельности, так и общая сумма, подлежащая выдаче.

Расходный кассовый ордер нужно оформлять один на общую выданную сумму.

С целью выдачи заработной платы снимаются наличные денежные средства и приходуется в кассу предприятия на установленный срок, отведенный для расчетов с персоналом по оплате труда.

В течение этого срока организация обязана рассчитаться с работниками. Оставшиеся не выданные деньги должны быть возвращены на расчетный счет.

Расходный кассовый ордер следует заполнять либо в последний день этого срока, либо по факту выплаты зарплаты всем сотрудникам, указанным в ведомости.

Сумма в РКО должна точно соответствовать выданной и отраженной в платежной ведомости. Депонированная сумма отражается отдельной строкой и сдает в банк, в расходном ордере на выплату зарплаты она не должна учитываться.

Оформляет РКО бухгалтер после получения заполненной и подписанной платежной ведомости от кассира или иного лица, осуществляющего наличные расчеты с работниками.

Бухгалтер обязан проверить информацию в ведомости, наличие положенных подписей, после чего в этот же день заполнить расходный кассовый ордер. Номер и дата РКО проставляется на последней странице платежной или расчетно-платежной ведомости.

Только после этого заполненный ордер можно отразить в кассовой книге. До этого момента никакие записи относительно выдачи зарплаты в кассовой книге не отражаются.

Таким образом, при оформлении нужно соблюдать следующие важные правила:

  • заполняет РКО бухгалтер;
  • в отношении ведомости составляет один РКО;
  • в ордере отражается общая фактически выданная сумма;
  • заполнять РКО нужно по факту выплаты всей зарплаты либо в последний день, отведенный на расчеты с персоналом;
  • на основании РКО вносится запись в кассовую книгу.

Если платежные ведомости составляют по подразделениям, то допускается оформить один расходный кассовый ордер на общую выданную сумму по всем ведомостям.

Как правильно заполнить форму КО-2?

Расходный кассовый ордер заполняют по типовой унифицированной форме КО-2.

При его оформлении в случае выдаче заработной платы особенности заполнения следующие:

  • Номер документа – порядковый в соответствии с нумерацией.
  • Дата – день, когда заполненная платежная ведомость поступила в бухгалтерию, то есть дата ее закрытия.
  • Дебет счета – 70, при ведении аналитики по счету указывается дополнительно код аналитического учета.
  • Кредит счета – 50 – счет для учета наличных денежных средств.
  • Выдать – допускается указать общее понятие «работникам», так как в данном случае РКО не выступает подтверждение факта выдачи наличных денег определенному лицу, а служит только основанием для заполнения кассовой книги и отражения бухгалтерской записи.
  • Основание – поясняется, что выдана заработная плата за определенный расчетный период;
  • Сумма – прописью вписывается выданное количество денег;
  • Приложение – реквизиты платежной или расчетно-платежной ведомости, если их несколько по подразделениям – перечисляются все;
  • По – указываются реквизиты платежной ведомости, по которой выданы деньги.

Часто в строке «выдать» заполняют ФИО кассира, а в «по» — его паспортные данные. Однако это не совсем правильно.

В указанную дату кассиру фактически не выдается прописанная в расходном кассовом ордере наличная сумма, она у него находилась ранее и уже выдана работникам.

Поэтому логичнее в данном поле указать «работникам», это не будет являться ошибкой в случае выплаты заработной платы персоналу.

Также не нужно вписывать в данные строки главного бухгалтера или директора, так как такая формулировка также не будет соответствовать действительности.

Ведь эти лица не получали из кассу обозначенную сумму денег для выдачи зарплаты, так как по закону деньги должен выдавать работникам кассир из кассы.

Если главбух или директор выступает в роли кассира и выдает заработную плату, то также их ФИО не нужно проставлять в строках «выдать» и «по» по причине, обозначенной выше.

Скачать образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости

Скачать пример заполнения расходного кассовой ордера – excel.

Выводы

Если заработная плата выдается персоналу наличными деньгами, то по факту выдачи обязательно составляется расходный кассовый ордер.

РКО выступает основанием для заполнения кассовой книги и отражения расходной операции в бухгалтерском учете.

Заполняет ордер бухгалтер после закрытия ведомости.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/rko-na-vydachu-zarplaty.html

Рко на выплату заработной платы по ведомости: образец заполнения расходного кассового ордера на выдачу зарплаты, оформление при увольнении

Рко на зарплату образец заполнения

Юридические лица обязаны соблюдать ведение кассовой дисциплины.

Для этого требуется заполнение документации по приходу и расходу наличных средств в кассу организации.

Расходный кассовый ордер является документом первичной учетной документации, по нему осуществляется выдача денег, в том числе и заработной платы.

Порядок заполнения РКО строго регламентирован, неточности в соблюдении норм влекут за собой санкции со стороны проверяющих органов.

Составление расходного кассового ордера форма КО-2

Вне зависимости от оснований выбытия наличных из кассы, их выдача осуществляется через расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (ОКУД 0310002).

Выплата заработной платы по ведомости требует последующего оформления РКО на общую выданную сумму денег из кассы.

Номер и дата составления кассового ордера указывается на бланке платежной или расчетно-платежной ведомости, на основании которой произведена выдача зарплаты.

Бланк РКО включает в себя сведения:

  • информация о названии организации, правовая форма ее деятельности;
  • при наличии у организации ОКПО ее код вписывается в необходимую ячейку, он должен соответствовать статистическим данным, если данный показатель отсутствует, то в строке ставится прочерк;
  • наименование структурного подразделения в нужной строке, при оформлении документа не головной компанией;
  • номер кассового ордера, исходя из нумерации документов на предприятии с начала года по календарю;
  • дата оформления бланка РКО (день выдачи зарплаты из кассы);
  • специальный код для структурных подразделений, если их нет — прочерк;
  • номер счета (по дебету) указывается в ячейке «корреспондирующий счет, субсчет», он сверяется с планом бухгалтерских счетов, для выплаты заработной платы ставится код 70;
  • при отсутствии у предприятия аналитического кода в графе РКО ставится прочерк;
  • в строке «кредит» вписывается номер счета, по которому происходит выдача наличных средств, обычно пишется «50» — касса;
  • сумма выдающихся наличных указывается цифрами, в другой строке (ниже) — прописью, копейки в цифровом варианте (в отношении выплаты зарплаты вносится общая выданная сумма по ведомости);
  • код целевого назначения, если данная система применяется на предприятии;
  • личные данные сотрудника (ФИО), которому выдаются из кассы денежные средства (кассир организации);
  • причины выплаты денежных средств (выдача заработной платы, отпускных);
  • реквизиты документов (при их наличии), прикладывающиеся к расчетному кассовому ордеру, фиксируются в строке «приложение»;
  • данные главы юридического лица, главного бухгалтера, а также их подписи.

Получатель денежных средств самостоятельно вписывает полученную сумму прописью (копейки обозначаются цифрами), а в завершении расписывается.

Кассир организации записывает паспортные данные получателя или реквизиты другого документа, удостоверяющего личность. После передачи денежных средств кассир фиксирует данные о себе и проставляет роспись.

Данный документ можно составить отдельно на каждого сотрудника.

Сегодня печать предприятия, выдающего наличность, на расходном кассовом ордере не является обязательным реквизитом.

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, его печать на бланке РКО также не нужна.

Заполнение при выдаче зарплаты по ведомости

Выдавая зарплату через кассу специалистам предприятия по ведомости, в качестве получающего лица выступает кассир, а не сам работник.

В строке «получил» бланка РКО обозначаются данные кассира, основанием выступает выдача зарплаты трудящимся. Реквизиты платежной ведомости фиксируется в графе «приложение».

В получении денежных средств расписывается кассир, который и берет на себя ответственность за полученные деньги.

Вариант заполнения расходного кассового ордера на выдачу заработной платы сотрудникам по ведомости отличается от иного заполнения только основанием и тем, что получателем является кассир.

При оформлении РКО на выплату зарплаты необходимо придерживаться правил:

  • кассовый ордер ни на общую обозначенную в ведомости сумму, ни на уже выданные денежные средства по ведомости с начала периода ее действия не составляется;
  • в кассовую книгу не записываются ведомости (предназначенные для выдачи денежных средств, уже выданные).

В конце заключительного дня периода действия ведомости кассир проставляет на ней свою подпись, отмечает депонированные денежные средства, а затем передает сотрудникам бухгалтерии.

Бухгалтером осуществляется проверка предоставленного бланка, а после этого проставляется личная подпись.

Дата составления

Бланк РКО на выплату заработной платы выписывается только на определенный срок (один день). Денежные средства должны быть оформлены и получены на дату его составления.

В случае выявления несоответствия данного требования выписывается новый ордер, исправления даты в старом экземпляре не допустимы.

При выдаче денег по ведомости дата указывается на ее последней странице. Датой заполнения расходного ордера будет являться день закрытия ведомости (последняя дата выдачи зарплаты сотрудникам).

Скачать образец

Скачать пример оформления расходного кассового ордера при выдаче заработной платы по ведомости – excel.

Оформление при увольнении

Положение ЦБ РФ №373-П от 12 октября 2011 года регламентирует выдачу заработной платы и иных материальных вознаграждений за проделанную работу, осуществленных по платежной ведомости, обязательно оформлять РКО.

Его реквизиты проставляются в платежном (расчетном) документе.

Затем, кассир закрывает ведомость, как документ, составленный по причине выдачи денежных средств.

На ведомость составляется расходный кассовый ордер, в качестве основания считается выбытие денежных средств из кассы компании, ведомость записывается как приложение, в основании фиксируется «Выдача заработной платы (за конкретный месяц), компенсация при увольнении».

Оформление кассовых ордеров — ответственная задача. В РКО не допускаются ни исправления, ни ошибки.

Специалист, ответственный за составление документа не должен забывать, что РКО относится к документам строгой отчетности.

Если в бланке будет отсутствовать какие-либо обязательные реквизиты, заполненный ордер будет являться недействительным.

Форма КО-2 | Скачать образец РКО 2021

Рко на зарплату образец заполнения

Расходный ордер – это унифицированный бланк, который используется для выдачи наличных денег из кассы ИП или организации.

РКО оформляется в следующих ситуациях:

  1. Передача денег в кредитное учреждение для зачисления на банковский счет;
  2. Выдача наличных подотчетнику на хозяйственные расходы организации;
  3. Расчеты с работниками по оплате труда;
  4. Выдача денег работнику компании на собственные нужды (например: оказание материальной помощи);
  5. Возврат или выдача заемных средств;
  6. Выплата доходов учредителям;
  7. Выплата наличных поставщику.

ИП освобожден от обязательного применения бланков кассовой дисциплины (РКО, ПКО, кассовой книги). Но может принять самостоятельное решение об использовании в учете данных унифицированных форм.

В таком случае при каждом изъятии наличных из оборота предприниматель оформляет РКО с указанием в качестве основания выплаты средств: «На собственные нужды».

Скачать расходный ордер в excel или в формате word

Скачать образцы заполнения РКО: Возврат займа от ООО учредителю, Выдача денег под отчет,

Выдача мат. помощи, Выплата дивидендов учредителю, Выплата ЗП по ведомости,

На личные нужды ИП, Оплата поставщику, Сдача наличных в банк

Порядок и способы оформления РКО

Унифицированная форма РКО (№КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.

Документ оформляется в одном экземпляре. Нумерация ордеров осуществляется по порядку в строгой хронологической последовательности, при этом отсчет начинается с 1 января каждого нового года.

РКО может оформить:

  • Работник компании (кассир, бухгалтер и др.), назначенный приказом руководителя;
  • Главный бухгалтер;
  • Сам руководитель (если в штате фирмы отсутствует главбух или бухгалтер).

На ордере должны стоять подписи:

  1. Руководителя (если на прилагаемых к РКО документах уже имеется разрешительная подпись руководителя организации (ИП), ордер у директора можно не визировать, а поле «подпись руководителя» оставить пустым);
  2. Главного бухгалтера;
  3. Кассира;
  4. Лица, получившего деньги.

Если директор фирмы (ИП) самостоятельно оформляет первичную документацию, то от лица фирмы (ИП) на РКО ставится только подпись директора (ИП).

РКО должен быть оформлен на дату фактической выплаты денег.

Бланк можно заполнить следующими способами:

1. Вручную на бумаге.

2. На компьютере с обязательной распечаткой:

  • с использованием редакторов Word, Excel и пр.
  • с помощью бухгалтерских программ и сервисов, представленных на специализированных сайтах.

3. В электронной форме. Такой способ возможен только при условии наличия квалифицированных электронных подписей у всех лиц, обязанных подписывать РКО.

Допускается подписывать РКО «комбинированным» способом (письмо ЦБ РФ от 11.08.14 № 29-1-1-ОЭ/3002):

  • Главный бухгалтер, рабочее место которого территориально удалено от кассы, направляет бланк, подписанный квалифицированной электронной подписью, кассиру.
  • Кассир, убедившись, что бланк подписан, распечатывает документ, заручается подписью получателя и подписывает РКО сам.

Ошибки и исправления при оформлении РКО не допустимы!

Кассовый работник при выдаче денежных средств по расходному ордеру обязан следовать следующим правилам:

  1. Проверить РКО на наличие подписей руководителя и главного бухгалтера;
  2. Произвести сверку данных паспорта лица, получающего наличность, с данными, указанными в ордере;
  3. Проверить все приложения, поименованные в РКО;
  4. Убедиться, что получатель произвел пересчет полученной суммы денег в присутствии кассира и расписался на ордере;
  5. Поставить свою подпись на РКО.

Печать на расходном кассовом ордере не ставится.

Приложенные к ордеру документы нужно погасить штампом «Оплачено» с указанием текущей даты.

Оформленный РКО остается у компании и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги). Запись о выданных деньгах вносится в кассовую книгу хозяйствующего субъекта.

Выдача денег поставщику

Выдача наличных представителю поставщика возможна только при наличии правильно оформленной доверенности. Оригинал доверенности остается у компании-покупателя и подшивается к расходному ордеру.

Если доверенность рассчитана на несколько выплат, то ее оригинал должен храниться в кассе компании-покупателя. При каждой выплате к ордерам следует подшивать заверенную копию доверенности, а при осуществлении последнего платежа приложить к РКО оригинал.

Если деньги выдаются руководителю фирмы-поставщика или ИП-поставщику, доверенность не нужна.

Следует помнить, что в день получения выплаты организация-поставщик обязана сформировать кассовый чек на сумму произведенного расчета и передать его компании-покупателю (в печатном или электронном виде).

Выплата заработной платы

Выплата заработной платы из кассы организации может осуществляться двумя способами:

1. С использованием платежных или расчетно-платежных ведомостей.

Зарплатные ведомости имеют определенный период действия (не более 5 рабочих дней). Деньги, подлежащие выплате сотрудникам, могут храниться в кассе до момента, пока установленный период не истечет, или до полной выплаты всей суммы по ведомости до окончания этого периода.

Расходный ордер ни на общую сумму по ведомости, ни на суммы, выданные работникам до истечения срока действия ведомости, не формируется.

В кассовой книге такие суммы также не отражаются.

В последний день периода действия ведомости кассовый работник отмечает депонированные суммы, подписывает документ и сдает в бухгалтерию.

В этот же день ответственный сотрудник (главбух, бухгалтер и др.) формирует РКО на фактически выплаченную персоналу сумму, указывает данные ордера на последнем листе ведомости и регистрирует РКО в кассовой книге.

Если оформляется несколько ведомостей (на разные отделы организации), можно составить один РКО на общую сумму выданных денежных средств.

РКО, оформленный к ведомости, требуется только для занесения в кассовую книгу выданной суммы и не является подтверждением передачи наличных денег. Соответственно, не требуется указывать Ф.И.О. в строке «Выдать», паспортные данные, а также ставить подпись получателя.

2. Выплата по РКО.

Если в фирме мало сотрудников, то можно выдавать заработную плату, выписывая отдельный РКО на каждого человека.

В такой ситуации РКО должен содержать Ф.И.О., паспортные данные сотрудника и его подпись.

Но если работник не явился в день выдачи оплаты труда, потребуется составление ведомости, так как именно ведомость с отметкой «Депонировано» подтверждает отсутствие вины работодателя за нарушение срока выплаты зарплаты.

Инструкция: как заполнить расходный кассовый ордер

  1. В строке «Организация» указывается полное наименование компании согласно учредительным документам.
  2. В ячейке «по ОКПО» вписывается код ОКПО, указанный в уведомлении Росстата.

  3. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у организации подразделений.
  4. Затем указывается порядковый номер и дата выписки документа.

  5. В графы «Дебет» и «Кредит» вносятся номера счетов бухучета или коды (если компания применяет кодирование).

ИП эти ячейки не заполняют.

Операции по выдаче наличных денег проводятся по кредиту счета 50 (также указывается субсчет в соответствии с рабочим планом счетов компании).

По дебету указывается корреспондирующий счет, отражающий цель выдачи денег из кассы, например:

  • 51 – сдача наличных денег на расчетный счет компании;
  • 60 – оплата поставщику;
  • 66 (67) – возврат ссуды заемщику;
  • 70 – расчеты с персоналом по заработной плате;
  • 71 – выданы деньги под отчет;
  • 73 – выплачена материальная помощь;
  • 75-2 – выданы дивиденды учредителям.
  1. «Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, формирующего РКО.
  2. «Код аналитического учета» – заполняется при наличии такого кода.
  3. В ячейку «Сумма» заносится выданная сумма наличных денег в числовом выражении.
  4. Поле «Код целевого назначения» заполняется, если фирма применяет систему кодирования.
  5. В строку «Выдать» заносится Ф.И.О. физического лица в дательном падеже. При расчетах между контрагентами следует указать наименование организации и Ф.И.О. сотрудника, получающего деньги, при этом используется предлог «через».

Например: ООО «Максим» через Петрова А.М. по доверенности (указываются реквизиты доверенности).

  1. В поле «Основание» записывается содержание операции.
  2. В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма выданных денег, при этом копейки записываются цифрами.
  3. В строке «Приложение» перечисляются названия, номера и даты прилагаемых документов.
  4. Затем заполняются данные руководителя (должность, подпись, фамилия, инициалы) и главного бухгалтера (подпись, фамилия, инициалы).
  5. В строку «Получил» вносится прописью сумма полученных лицом денег, копейки указываются цифрами.
  6. Далее ставится подпись получателя и дата получения денег.
  7. В следующую строку заносятся паспортные данные получателя наличных средств.
  8. В строке «Выдал» проставляется подпись, фамилия и инициалы кассира.

При оформлении бланков ручным способом следует проставить прочерки в незаполненных ячейках. После внесения суммы прописью необходимо прочеркнуть пустое место в строке, чтобы избежать фальсификации РКО.

Штрафы за отсутствие расходного ордера и сроки хранения документа

За отсутствие или ненадлежащее оформление первичной документации контролеры могут оштрафовать фирму по ст. 120 НК РФ.

Размер санкций может составить:

  • 10 000 руб. – за нарушения, совершенные в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. – более одного периода;
  • 20% от суммы невыплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. – если такие деяния привели к занижению налоговой базы.

Если несоблюдение правил ведения кассовых операций не связано с нарушениями, указанными п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

то административная ответственность по таким нарушениям законодательством не предусмотрена.

В противном случае размер штрафов составит:

  • 40 000 – 50 000 руб. – для юр. лиц;
  • 4 000 – 5 000 руб. – для должностных лиц и ИП.

Компания должна хранить первичные документы, в состав которых включается и РКО, в течение 5 лет после окончания отчетного года.

Источник: https://nalog-spravka.ru/rasxodnyj-kassovyj-order-ko-2.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.