Расходный кассовый ордер для чего нужен

Содержание

Расходный кассовый ордер (РКО) в 2021: образец, что это такое, оформление и заполнение

Расходный кассовый ордер для чего нужен

РКО – это документ, являющийся основанием и подтверждением законности выдачи наличности из кассы организации государственной, коммерческой и прочей формы собственности.

Такой документ строгой бухгалтерской отчетности оформляется в типовой форме, являющейся общепринятой для всех физических и юридических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации.

Типовая форма ордера представлена в виде бланка КО-2 и его оформление, а также необходимость составления основана на таких законодательных и нормативных актах:

Порядок подписания РКО определяется в зависимости от внутреннего порядка ИП или организации, а также того, какая действует на нем система выдачи наличных. Ордер имеют право подписывать руководитель или главбух, но такой вариант применяется при определенных статьях расходов, по которым составляется РКО.

В случае наличия большого количества филиалов или подразделений документ имеют право подписывать руководители отделов, кассиры, бухгалтера, но такие действия должны производиться на основании:

  • должностной инструкции сотрудника;
  • порядка ведения документации по кассе;
  • порядка ведения расчетов на предприятии и правил выдачи денег.

Заполнение ордера может осуществляться как на бумажном носителе с оформлением ручкой на заранее приобретенном или распечатанном бланке, так и в электронной форме при помощи бухгалтерских программ.

Форма расходного кассового ордера

Заполнение РКО осуществляется в таких случаях:

  • при сдаче наличности в банк (проведении инкассации, вызванной требованиями безопасности, а также установленным в организации лимитом кассы – предельно максимальной величины наличности, которая может одновременно присутствовать в подразделении);
  • при выдаче денег под отчет для дальнейшего использования их в рамках осуществления деятельности организации;
  • для предоставления средств работнику предприятия в рамках действующего положения. Это могут быть командировочные средства, выделение материальной помощи и т.д.;
  • для произведения оплаты товаров и услуг, приобретаемых или оказываемых для организации.

Применение формы КО-2 и образцы документации

Оформление формы КО-2 осуществляется во всех случаях, когда имеет место выдача наличных из кассы. При оформлении документа необходимо учитывать такие особенности их составления:

  • при сдаче наличности в банк обязательно указывают такой факт в графе, предназначенной для отражения назначения. Так, напротив строки «Основание» необходимо будет указать «Инкассация»;
  • при выдаче денег под отчет необходимо учитывать определенный порядок предоставления наличности.В первую очередь получатель оформляет заявление, в котором отражается направление использования получаемой суммы, а также ее размера и продолжительности периода, до какого оставшаяся сумма должна быть возвращена в кассу, а за потраченную предоставлена отчетная документация;Оформление формы КО-2
  • когда средства выдаются для личного использования и предназначены для расходов на работника (выделение средств на командировку), в таком случае в графе «Основание» прописывают «Для личных нужд»;
  • при выдаче наличных, необходимых для использования на нужды организации всегда приводят ту цель, на которую они будут использоваться. Формулировка должна полностью совпадать с какой-либо из перечня допустимых (в соответствии с указанием 1843-У);
  • если фирма зарегистрирована в качестве ИП даже при отсутствии наемных работников расходование средств из кассы должно оформляться документально. То есть если физ. лицо сам себе выдает средства для любых целей, то он должен составлять РКО.

Порядок заполнения и требования

Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.

https://www.youtube.com/watch?v=VqvtIsxRvtM

Алгоритм заполнения:

ПолеИнформация
ОрганизацияОтображается наименование ИП, ООО, ОАО, которое оформляет выдачу денег
Номер документаОтражается порядковый номер РКО в соответствии со сквозной нумерацией. Не допускается пропуск номеров или их дублирование – в таком случае подобное действие может быть признано незаконным. В начале календарного года нумерация начинается с первого номера.
Дата составленияДата, в которую происходит оформление ордера. Непосредственно выдача денег и проведение РКО должны совпадать по датам.
Код структурного подразделенияТакое поле заполняется, если предприятие или организация включают в себя несколько подразделений и РКО оформляется в одном из них
Корреспондирующий счет, субсчетОтражается счет (дебетовый) производимой операции, который указывается исходя из основания выдачи наличных
Код аналитического учетаУказывают специализированный код учета
КредитУказывается счет по бух. операции, который выбирается на основании ордера, оформляемого при движении денежных средств
СуммаУказывают величину денежных средств (в рублях и копейках), которая выдается из кассы организации
ВыдатьОтражают данные лица (сотрудника, представителя другой фирмы и т.д.), которому передаются денежные средства
ОснованиеУказывают основание, по которому происходит передача наличности. Это может быть выдача заработной платы, оплата поставщику (тогда основанием будет являться товарная накладная), оплата за оказание услуг, выдача средств подотчет и т.д.
СуммаОтражается прописью сумма средств, выдаваемая по РКО. При этом слова пишутся полностью – даже «рубль, копейка» в таком случае не подлежат сокращению. В том случае, если средства выдаются в иной валюте, то слово «рубль» обязательно изменяют на наименование той валюты
ПриложениеВ этом поле указывается список документов, которые прилагаются к ордеру в качестве оснований для выдачи или подтверждения расходов
ПолучилОтражается величина средств прописью. Такое поле в большинстве случаев заполняет лицо, которое получает наличность на основании выписанного РКО. Величина средств отображается полностью – в рублях и копейках
По…Отражается документ, который предоставляется лицом, получающим средства, в качестве удостоверения личности

В зависимости от состава ИП или ООО к оформлению РКО, подтверждающего выдачу средств из кассы, могут допускаться следующие лица:

  • главный бухгалтер ИП, ООО;
  • сотрудник бухгалтерии или другой работник, уполномоченный отдельным приказом или должностной инструкцией. При этом необходимо согласование с главбухом организации;
  • руководитель (если должности главбуха или бухгалтера в ИП или ООО нет);

Ведение в электронной форме

Ведение отчетности в большинстве организаций, функционирующих на территории РФ, осуществляется в форме специализированных программ. Одной из возможностей таких программ является ведение документации, в частности, РКО, в электронной форме.

Оформление типовой формы РКО КО-2 возможно в таких программах, как 1С: Бухгалтерия, 1С:Предприятие, Бухсофт онлайн и их аналогах.

Заполнение РКО в электронном виде обладает массой преимуществ, среди которых можно выделить:

  • отсутствие ошибок в указании номера расходного ордера – система автоматически присваивает текущий порядковый номер, следующий за номером последнего созданного документа по выдаче средств;
  • возможность автоматического проставления всех счетов – программа устанавливает их автоматически по указанному основанию на выдачу средств;
  • возможность корректировки указанных данных (основания, суммы, ФИО получателя средств). При этом документ просто корректируется и распечатывается;
  • при утере бумажного носителя всегда есть возможность восстановления данных;Заполнение в 1С: Предприятие
  • возможность автоматического формирования бухгалтерской отчетности на основании базы данных проведенных документов прихода и расхода по кассе;
  • при пропуске какого-либо из полей, подлежащих обязательному заполнению или при указании данных, которые являются ошибочными (в соответствии с порядком оформления бухгалтерской документации), система автоматически не пропускает документ к проведению.Такой способ ограничения позволяет избежать большого количества ошибок, допускаемых при заполнении формы КО-2 вручную.

После того, как заполняется электронная форма документа, его распечатывают на бумажный носитель и уполномоченные сотрудники ставят подпись. При наличии печати организации проставляют также и ее.

Заполнение РКО в подотчет

При оформлении ордера в подотчет ответственное лицо должно придерживаться правил, отдельно установленных Указанием Центробанка РФ № 3210-У. Основными моментами будут являться:

  • проверка задолженности по подотчетным средствам. То лицо, которое имеет основания на получение денег, проводится по базе на предмет незакрытых авансов (средств, не были возвращеных, или тех сумм, расходование которых еще не было подтверждено предоставлением подтверждающей документации).Если обнаружится любая из форм задолженности, то выдавать новую сумму до тех пор, пока предыдущие затраты не будут должным образом проведены, запрещено;
  • если задолженность по получателю средств отсутствует, в таком случае сотрудник должен предоставить оформленное в свободной форме заявление, написанное на имя руководителя, в котором отражена просьба о выдаче средств.Указывается целевое направление их использования, продолжительность периода, в течение которых работник намерен потратить деньги и, собственно, необходимую сумму;
  • руководитель рассматривает поданное заявление и в случае одобрения визирует его;
  • происходит оформление РКО, причем выдается строго та сумма, которая была указана работником в поданном им заявлении;
  • РКО и подписанное заявление передается кассиру, который удостоверяется в личности получателя денег и выдает ему необходимую сумму.

Образец заполнения подотчетному лицу

После того, как полученные деньги сотрудником были израсходованы, он возвращает те, которые не были использованы (если такие имеются). На всю потраченную сумму предоставляет подтверждающую документацию (чеки, квитанции, накладные и т.д.).

Нарушение порядка оформления и штрафные санкции

Оформление РКО должно осуществляться по нормам и правилам, которые определяют составление кассовой документации. В частности, нарушениями, которые могут стать причиной привлечения к ответственности являются:

  • отсутствие факта оформления РКО. В таком случае при проведении инвентаризации денежных средств в кассе организации будет выявлена недостача, которая в соответствии с внутренними положениями должна будет погаситься за счет виновного лица, несущего материальную ответственность;
  • наличие ошибок при оформлении РКО;
  • задвоение нумерации КО, внесение в него неверных данных.

Если одно из нарушений будет иметь место, то такие действия могут подпадать под статью 120 Налогового кодекса Российской Федерации, которая определяет перечень нарушений, относящихся к оформлению кассовой первичной документации.

Согласно такой статье НК нарушение правил учета при условии, что все неточности или ошибки были совершены на протяжении одного налогового периода, за который сдается отчетная документация, величина штрафа, наложенного на виновных лиц, может достигать 10 тысяч рублей.

Такая сумма может быть только при условии, что в действиях ответственных работников не будут усмотрены признаки правонарушения, относящиеся к налоговым.

Более грубым нарушением будет являться отсутствие первичной документации – такой факт может стать основанием для обвинения в сокрытии реальных расходов.

Это нарушение грозит привлечением к ответственности не только лиц, допустивших ошибку, но и лиц, ответственных за ведение бухгалтерской отчетности.

Таким образом, составление РКО должно производиться с учетом всех норм и требований по оформлению первичной кассовой документации. Только четкое следование инструкции по заполнению и осуществление дополнительного контроля со стороны ответственных лиц обеспечит правильность ведения документации и отсутствие проблем с налоговой инспекцией.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/rko.html

Расходный кассовый ордер ИП

Расходный кассовый ордер для чего нужен

Инструкция Центробанка РФ № 3210-У определяет порядок организации расчетов с использованием наличных денег. По факту выдачи средств участники оборота составляют расходный кассовый ордер (для ИП используется стандартный бланк РКО). Документ относят к первичной отчетности, а к его содержанию предъявляют жесткие требования. Даже незначительные неточности влекут недействительность ордера.

Юридические нюансы

В 2014 году регулятор смягчил требования к малому бизнесу, отказавшись от предписаний по установлению лимитов и обязательности кассовых документов. Сослаться на пункт 4.1.

Инструкции вправе предприниматели, обеспечившие надлежащий налоговый учет. Поскольку фиксация объектов обложения обязательна во всех режимах, норма охватывает плательщиков УСН, ОСН, ЕНВД и ЕСХН.

Обладатели патента вправе отказаться от кассовых документов, если ведут книгу учета доходов (КУДИР).

Тем не менее, основы дисциплины коммерсантам изучить следует. Система позволяет избежать путаницы, облегчает контроль финансовых потоков и защищает от злоупотреблений персонала.

Инструкция по заполнению РКО: формы и образцы

Если предприниматель решил придерживаться традиционной системы кассовых расчетов, соблюдать правила 3210-У придется в полном объеме. Переход к общему порядку закрепляют внутренним распоряжением.

Требования к кассирам

Правом оформления расходного ордера потребуется наделить одного из наемных сотрудников. Для этого необходимо издать приказ, а работника ознакомить с должностной инструкцией. Сам бизнесмен обладает правом подписи априори. Дополнительных документов составлять не нужно.

Кассира снабжают:

  • штампом, содержащим основные реквизиты ИП;
  • карточкой подписей лиц, уполномоченных визировать ордера на бумажном носителе;
  • кассовой книгой;
  • программно-техническими средствами;
  • квалифицированной электронной подписью (при необходимости).

Дополнительно операционисту рекомендуют выдать пример заполнения каждой из используемых на предприятии унифицированной формы, а также копии локальных регламентов. С сотрудником заключают договор о материальной ответственности во избежание хищений.

Важно! На законодательном уровне обязанности применения предпринимателями печатей не закреплено. Юристы приходят к выводу о необязательности этого реквизита. Тем не менее, в Инструкции 3210-У содержится прямое указание на использование штампа, а потому риск споров остается.

Расходный ордер подписывают кассир и предприниматель. Функции первого вправе исполнять главный бухгалтер. Если же на заявлении о выдаче наличности присутствует виза руководителя, его подпись на РКО можно не проставлять. Порядок лучше закрепить локальным регламентом во избежание попыток признания первичной отчетности недействительной.

Форма и содержание

Бланк ордера КО-2 утвержден Госкомстатом РФ в постановлении № 88 от 18.08.98 года. Подробное разъяснение, как заполнить унифицированную форму, существенно снижает риск ошибок. Нормативный акт не запрещает использование электронных способов. Выдача денег из кассы может оформляться цифровым РКО при условии применения ЭЦП. Отсутствует запрет и на составление ордеров вручную.

Обязательными реквизитами признаны:

  • дата, номер;
  • наименование;
  • сведения о предпринимателе;
  • основание выдачи денег;
  • сумма, в том числе прописью;
  • перечень приложений;
  • подписи кассира, главного бухгалтера, предпринимателя, а также лица, получившего наличные.

В графе «Основание» необходимо отражать суть хозяйственной операции. Приложением будут распоряжения о выдаче средств, предписания, требования, заявки, завизированные руководителем.

Поскольку структурные подразделения у предпринимателя отсутствуют, в соответствующей строке проставляют прочерк. Позиции «Дебит» и «Кредит» можно оставить без внимания, ведь бухгалтерского учета ИП не ведут.

При составлении проводок счетом списания станет «Касса» (50).

Помнить следует и о срочном характере документа. Выдать деньги по РКО необходимо в течение суток. Исправлять даты или продлять ордер запрещено.

Правила выдачи наличности

Если иное не подтверждено документально, все поступления в пользу предпринимателя признают доходом. Средства поступают в распоряжение бизнесмена и могут тратиться на личные нужды. Соблюдать какие-либо лимиты не нужно.

В большинстве случаев выручка идет на решение следующих задач:

  • закупка расходных материалов;
  • предоставление средств подотчетным лицам;
  • выдача зарплаты;
  • покрытие транспортных издержек;
  • расчеты с контрагентами и др.

Ограничить направления и ввести целевой режим предприниматель вправе по собственному усмотрению. Нормативные акты запретов не содержат.

Сотрудник, ответственный за ведение операций, обязан следовать утвержденному алгоритму.

  1. Проверка поручения. Выдать заявленную сумму работник вправе лишь при предъявлении действительного требования. Перечень таких документов утверждают приказом. В список могут входить завизированные заявления, распоряжения, счета, квитанции или служебные записки.
  2. Составление расходного кассового ордера. Специалист должен использовать бланки с учетом сути хозяйственной операции. При выплате заработной платы придется заполнить расчетно-платежную ведомость. Штатные затраты оформляют ордером.
  3. Регистрация РКО. Расход бланков фиксируют в журнале. Форма книги утверждена Госкомстатом РФ (КО-3). Стандартные формы регистрируют до передачи в кассу. Если речь идет о расчетно-платежных ведомостях, внести запись необходимо сразу после составления.
  4. Передача наличности. Денежные средства выдают по предъявлении расходного ордера со всеми подписями. Получатель обязан продемонстрировать кассиру удостоверение личности. Операционист проверяет верность заполнения всех граф, отсчитывает необходимую сумму. Получатель подтверждает факт вручения денег личной подписью. В завершении РКО удостоверяют штампом с реквизитами ИП. Дополнительно используется ККТ во избежание расхождений в фискальных данных.
  5. Внесение записи в кассовую книгу. Завершается процедура регистрацией платежной операции в журнале КО-4. Листы регистра прошивают, нумеруют и опечатывают подписью предпринимателя и главного бухгалтера (при наличии). Каждую страницу книги составляют в двух экземплярах. Отрывной лист выступает в роли отчета за смену.

Если расходный ордер оформляют в цифровом виде, получателю придется использовать квалифицированную электронную подпись. Иным способом подтвердить получение наличности нельзя.

Определенные особенности имеет выдача денег сотрудникам под отчет. Закрыть задолженность или представить документы о расходовании сумм работник должен в течение 3 суток. Судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Текущая задолженность не препятствует повторной выдаче денег под отчет. Нарушением такие действия служители Фемиды не считают.

При выдаче заработной платы необходимо оформлять единую ведомость. Срок действия документа ограничен 5 сутками. В заключительный день кассир подводит итог. Суммы, которые не были получены сотрудниками, депонируют.

Чем грозят нарушения кассовой дисциплины

Поскольку обязанности по составлению расходно-кассовых документов у предпринимателей нет, о привлечении к ответственности речи не идет. Коммерсант вправе сослаться на пункт 4.1 Инструкции № 3210-У. Соответствующий раздел освобождает ИП от необходимости ведения журналов, пользования РКО и ПКО. Условием является надлежащий учет объектов налогообложения.

Санкции грозят предпринимателям только за отдельные виды нарушений. Так, негативные последствия могут наступить при превышении лимита наличных расчетов по сделке. Сейчас максимальная планка находится на уровне 100 000 рублей. Проступком признано несоблюдение норматива по договорам с коммерческими субъектами. Расчетов с физическими лицами ограничение не касается.

Нарушителей привлекают к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ. Санкции назначают в пределах 4 000 – 5 000 рублей. Кроме того, с виновника могут взыскать штраф по статье 120 НК РФ. В зависимости от последствий проступка размер варьирует от 10 000 до 40 000 рублей.

Мнение экспертов

В сети присутствует противоречивая информация о кассовой дисциплине. Многие бухгалтеры совершают ошибку, уравнивая коммерсантов в статусе с организациями. Правила наличных расчетов для юридических лиц значительно строже. Некоторые предписания вообще не применимы к ИП.

Так, частные бизнесмены не используют план счетов, не ведут бухгалтерский учет и не обязаны соблюдать требования о целевом расходовании выручки. Попытки следования регламентам, адресованным фирмам, приводят к путанице.

Итогом становятся споры с налоговыми органами и длительные судебные разбирательства.

Расходный кассовый ордер

Источник: https://newfranchise.ru/baza_znaniy/rashodnyj-kassovyj-order-ip

Что такое расходный кассовый ордер в бухгалтерии — пример заполнения

Расходный кассовый ордер для чего нужен

В бухгалтерии используется множество различных документов и бланков строгой отчетности, оформление которых обязательно и регламентируется законодательно. При снятии денег из кассы используется расходный кассовый ордер — образец документа первичного учета по проведению операций с наличностью в кассе.

Только при заполнении и должном оформлении указанного бланка работник может выдать другому лицу наличные средства, если отсутствуют прочие соответствующим образом оформленные документы. Например, счет, платежная ведомость или другие официальные бумаги строгой отчетности.

Кассовая работа

Что это такое?

РКО в бухгалтерии — это документ первичного учета операций в кассе, согласно которого выполняется выдача наличных сумм из кассы предприятия. Порядок работы с такими первичными бумагами строго регламентирован согласно законодательства Российской Федерации.

Для указанного бланка государством установлена форма, она называется КО-2. Ее содержание и оформление подтверждено специальным документом от Госкомстата РФ, номер 88, выпущен 18.08.1998 года.

Важно! Электронный документооборот предприятия подразумевает возможность работать с РКО онлайн, заполнить и сдать такую форму можно, подтвердив ее при помощи сертификата электронной подписи.

Документ подписывается лицами, которые несут ответственность за ведение бухгалтерской кассовой документации. Зачастую это работник кассы, главный бухгалтер и директор организации.

Форма для заполнения

Директор компании не может ставить подпись на документе, если он содержит акты выполненных работ, счета, прочие листы, на которых уже проставлена его подтверждающая подпись.

Для получения наличных по РКО, сотруднику следует предоставить официальный подтверждающий документ (паспорт). Эту информацию нужно заполнять в форму.

Получатель денежных средств обязан написать расписку о получении.

Обратите внимание! Если РКО проведен без наличия расписки, то деньги, которые выдал сотрудник кассы, автоматически считаются недостачей и изымаются с зарплаты кассира.

Когда применяется

РКО требуется заполнять всегда, когда должна осуществляться выдача наличности на руки. Это могут быть такие случаи:

  • во время сдачи выручки, которая переводится на р/с банковского учреждения. В этом случае, в разделе «Основание» должна ставиться надпись: «Наличная выручка, предназначенная для перевода на р/с компании»;
  • когда происходит выдача подотчетному лицу. Пример — использование средств для ведения деятельности работником в интересах указанной компании. Наличные деньги выдаются согласно заявления в письменном виде от подотчетного лица. Заполнять документ можно в произвольной форме, необходимо обязательно отобразить выдаваемую сумму и длительность, на протяжении которой можно распоряжаться ею;
  • когда происходит выдача денег работнику предприятия для самостоятельного применения. Это могут быть расходы на командировку, материальная помощь и прочие выплаты. Тогда следует вписать обозначение «Для собственных потребностей» в строке назначения;
  • при потребности компании в наличных деньгах для выполнения необходимых работ. Обязательным условием является отображение конкретного целевого назначения выдаваемых средств. Назначение выплаты может иметь формулировку: «Наличные деньги для покупки продукции» или «Для расчета с поставщиками».

Обратите внимание! Все действия с РКО подтверждаются печатью кассы.

Стандартный вид печати

Порядок оформления

Представленный документ оформляется коллективно. В процессе берут участие следующие сотрудники:

  • главный бухгалтер предприятия;
  • назначенный руководителем сотрудник кассир или бухгалтер, который выполняет работу согласно выпуску распорядительного листа и по согласованию с главным бухгалтером;
  • если отсутствуют назначенные работники, то все действия с РКО может производить лично руководитель.

Порядок оформления образца должен включать подписи всех ответственных работников — директора компании, главного бухгалтера или бухгалтера подчинении, кассира, если последние отсутствуют. Если все операции кассы ведутся лично руководителем, например, в случае с индивидуальным предпринимателем, то он сам обязан подписывать все кассовые документы.

Порядок оформления РКО включает возможность выполнения его в бумажном виде или с применением электронных методов, которые используются для обработки данных (программное обеспечение и компьютерная техника). В последнем случае, РКО, созданный на ПК, требуется распечатать в бумажном виде. Подразумевается, что конечный документ в любом случае будет оформлен на бумаге.

РКО должен иметь проставленную дату, которая соответствует той, когда деньги выдаются. В конечном варианте не должны иметь место исправления и редактирования исходного текста.

Правильный пример заполнения

Правильность внесения данных

Форма заполняется в единичном экземпляре. Во время внесения данных, необходимо принять во внимание такие факторы:

  • в поле организации должно вноситься официальное название компании, которое указывается в реестре. Также там должно отображаться название отдела, которым был направлен сотрудник и выдан документ (ордер) на получение. Если отсутствует направивший отдел, то строка не заполняется, необходимо проставить прочерк;
  • дата заполнения и номер заполняются в стандартном формате ДД.ММ.ГГГГ. Туда также необходимо внести порядковый номер документа, отображенный в журнале регистрации формы КО-3;
  • поле «Кредит» должно заполняться с внесением номера счета в бухгалтерии, по Кт которого происходит получение средств из кассы. Наиболее часто туда следует вписать счет номер 50;
  • Дебет вносится по коду отдела предприятия, для которого подтверждается выдача средств. Необходимо внести номера корреспондирующих и субсчетов, по Дт которых выполняется операция. Если такие счета отсутствуют, то строка не заполняется, ставится прочерк;
  • в разделе кода назначения необходимо указать значение, в соответствии с которым подтверждается цель последующего использования полученных наличных средств. Если на предприятии не применяются указанные коды, то раздел также не заполняется;
  • денежная сумма, которая изымается из кассы, должна быть указана в строке с одноименным названием;
  • в поле выдать отмечается ФИО получателя наличных денег;
  • код, указывающий цель применения полученных из кассы наличных денег, отображается в строке «Код назначения». Когда правила компании не подразумевают использования указанных кодов, то строка помечается прочерком;
  • в строку «Основание» вписывается название операции, которую предстоит совершить работнику;
  • в поле суммы необходимо вписать прописью полную сумму, которую получает ответственный работник. Начинать запись нужно с большой буквы. Единицей измерения служат рубли и копейки, названия недопустимо сокращать. Если все данные внесены, и строка имеет некоторое свободное место, то его нужно обозначить прочерком;
  • раздел «Приложение» содержит данные первичных документов, которые подтверждают основание для выдачи средств.

Образец кассовой книги

Когда все необходимые данные внесены, главный бухгалтер и директор компании обязаны поставить подписи и расшифровки. После этого заполняются строки сотрудником, который является получателем наличных денег из кассы. Общая сумма денежных средств, которая получена сотрудником, вносится в раздел «Получил». Строкой ниже следует вписать подпись и дату выполнения операции.

Когда денежные средства выданы сотруднику, работник кассы должен отобразить номер, дату, наименование и место выдачи документа, подтверждающего личность человека, который является получателем. Ниже предусмотрена подпись самого работника кассы и расшифровка ее.

Обратите внимание! Кассир несет ответственность за правильность заполнения и оформления формы. Перед проставлением печати, необходимо проверить документ.

Затем проставляется печать компании или специальный штамп «Оплачено». Рядом ставится текущая дата. РКО после его погашения хранится в кассе компании.

Запись о выдаче наличных средств должна вноситься в кассовую книгу по форме КО-4.

Зарплата

Порядок выдачи заработной платы наличными средствами также подразумевает использование РКО в дополнение к платежной ведомости. Порядок действий будет выглядеть таким образом:

  • не оформляется расчетный кассовый ордер на полную сумму, отображенную в ведомости и прочие суммы, которые выданы согласно ведомости;
  • средства, которые выдавались ранее и предназначены сейчас, также не указываются в кассовой книге.

Кассиром документ подписывается датой последнего дня периода действия. В нем нужно отметить депонированные средства и отправить документ в бухгалтерский отдел. Сотрудник бухгалтерии обязан проверить бумагу и подтвердить ее личной подписью.

На протяжении этого же дня, бухгалтером составляется ордер на сумму, которая фактически выдана. Последний лист ордера должен содержать дату заполнения, которая соответствует дате закрытия документа. Это является последним днем для выдачи зарплаты персоналу.

Ордер должен пройти регистрацию в кассовой книге.

В случае получения зарплаты одним сотрудником или небольшим их количеством, ведомость может не оформляться. В этом случае допускается создание РКО на получение средств каждым сотрудником отдельно.

Тогда необходимо обязательно указывать фамилию, имя, отчество всех работников. Каждый РКО должен содержать личную подпись сотрудников.

Поскольку такой ордер является поручением в письменном виде от директора, выплатить заработную плату из кассы, то требуется его личная подпись.

Штрафы

Некорректное ведение или отсутствие первичной документации в кассах, которое подразумевает и ведение РКО (онлайн или в другом виде), может стать причиной наложения штрафных санкций на юридическое лицо.

Порядок регламентируется Налоговым кодексом РФ, его статьей номер 120.

В ней указывается, что грубое нарушение норм учета расходов и доходов, а также объектов обложения налогами, в течении одного налогового срока, может стать причиной наложения штрафа в размере десяти тысяч российских рублей.

Грубое нарушение может заключаться в отсутствии РКО или другой первичной документации кассовой деятельности. Это может стать причиной отказа налоговой службы подтвердить отображенные расходы компании в уплате налоговых выплат.

Расходник онлайн при возврате по карте

Длительность хранения

Длительность хранения РКО установлена законодательно. Она составляет пять лет, после отчетного года.

РКО является обязательным документом при выдаче наличных средств из кассы предприятия. Следует соблюдать порядок и правильность оформления документа. Некорректное ведение указанной документации может стать причиной наложения штрафных санкций.

Источник: https://ontask.ru/development-finances/chto-takoe-rasxodnyj-kassovyj-order-v-buxgalterii-primer-zapolneniya.html

Расходный кассовый ордер: оформление бланка. Скачать образец в Word и Excel формате

Расходный кассовый ордер для чего нужен

Каждое предприятие, работающее с наличными деньгами, должно вести строгую кассовую отчётность. Одним из важных документов, требующихся к оформлению, является расходный кассовый ордер (иначе РКО).

В этой статье содержится подробная инструкция по заполнению актуального расходника, а также бесплатный бланк, который можно распечатать в типографии.

Зачем нужен расходно кассовый ордер?

Любая организация, работающая с наличными средствами, должна заполнять приходные и расходные ордера. До недавнего времени то же обязательство разделяли и частные предприниматели, однако в настоящий момент они освобождены от составления РКО и ПКО, а также от оформления кассовой книги.

Теперь ведение данной документации осуществляется по выбору ИП.

РКО заполняется при выдаче финансов из кассы предприятия или предпринимателя. Документ предназначен для ведения учёта средств, выдаваемых из кассового аппарата. Бланк имеет стандартную форму № КО-2 и оформляется в соответствии с принятыми правилами.

Чтобы получить готовый РКО, следует обратиться в типографию или специализированный магазин. Также возможно распечатать электронный вариант документа.

Инструкция по оформлению РКО

В документе недопустимы ошибки, опечатки или внесение каких-либо корректировок, иначе бланк придётся переписывать заново. Каждая графа и поле заполняются поочерёдно.

В шапке бланка указывается следующая информация:

  • наименование предприятия (если документ заполняется ИП, прописываются его ФИО);
  • кодировка по ОКПО (содержится в уведомлении Росстата);
  • кодировка структурного подразделения фирмы (если оно отсутствует, в полепишется прочерк);
  • дата оформления бланка (то есть день, когда выдавалисьфинансы);
  • порядковый номер ордера (содержится в журнале регистрации).

Блок «Дебет»

Частные предприниматели не заполняют поля, находящиеся в данном блоке. Предприятия должны указать номер кода структурного подразделения (если оно имеется), номер субсчёта и код аналитического учёта. Если какая-либо информация отсутствует, в данных полях ставятся прочерки.

Номер субучёта – это кодировка, отображающая причину выдачи финансов, к примеру:

  • 75-2 – выплата дохода соучредителям фирмы;
  • 60 – расчёт с подрядчиками;
  • 70 – выплатыза работу персонала;
  • 71 – расчёт с подотчётным сотрудником;
  • и др.

Бланк ордера содержит 2 подобные графы. В первой сумма наличных средств, выданных из кассового аппарата, записывается цифрами, во второй – прописью (при этом копейки должны быть также указаны цифрами).

Поля «Выдать» и «Основание»

Если деньги выдаются гражданину (к примеру, сотруднику), следует указать его ФИО в дательном падеже. Если же финансы переданы организации, необходимо написать её название.

Обязательно к указанию в документе основания выдачи наличных средств.

Поле «Приложение»

В эту строку следует вписать название первичного или аналогичного документа, на основании которого требуется выдать финансы из кассы (к примеру, приказ, квитанция).

Поле «Получил»

Данная графа заполняется гражданином, которому планируется выдача денежных средств. Полученная сумма вписывается прописью, ниже ставится дата осуществления финансовой операции и личная подпись лица, получившего наличные.

Поле «Выдал кассир»

Оформляется кассиром исключительно после выдачи денежных средств. Если какие-либо поля остались пустыми, в них проставляется прочерк.Здесь вы можете скачать заполненный образец расходного кассового ордера.

Грамотно оформленный РКО фиксируется в журнале регистраций кассовой документации, после чего он оставляется в кассе.

Правила заполнения расходного кассового ордера

Чтобы считаться действительным, бланк должен включать в себя подписи:

  • главбуха;
  • руководителя фирмы;
  • кассира.

При отсутствии кого-либо из перечисленных лиц бланк подписывается уполномоченным сотрудником (к примеру, если у ИП отсутствуют работники, он вправе самостоятельно расписаться в документе).

На основании данного РКО кассиром производится выдача необходимой суммы денег, указанной в документе. Сотрудник должен проверить правильность оформления бланка и наличие подписей уполномоченных лиц.

В ордере также указываются сведения о документе, подтверждающем личность гражданина, которому полагается выдача наличных средств из кассы (данное лицо предъявляет паспорт или иной документ кассиру вместе с РКО).

Финансы могут выдаваться:

  • клиентам или покупателям;
  • подотчётным сотрудникам;
  • работникам в качестве заработной платы;
  • ИП или фирмам за оплату услуг или каких-либо товаров.

После получения денег гражданин собственноручно составляет соответствующую расписку, в которой указываются его персональные данные, сумма наличных, выданных кассиром, и личная подпись.

Важно оформлять расписку шариковой либо гелевой ручкой, чтобы информация читалась отчётливо и не могла быть удалена (к примеру, не рекомендуется использовать с этой целью карандаш).

Общее количество оформленных за рабочий день ордеров прописывается в кассовой книге.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/documenty/rashodno-kassoviy-order/

РКО: скачать бланк в Word или Excel

Расходный кассовый ордер для чего нужен

Чтобы фиксировать выплаты из кассы организации, используют расходный кассовый ордер: скачать бланк РКО в word или excel можно ниже. Документ нужен при передаче наличных на расчетный счет, выдаче денег под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.

Расходный кассовый ордер: скачать бланк-2021 (word)

В качестве РКО организации и ИП должны использовать унифицированную форму КО-2 (ОКУД 0310002). Рекомендуем скачать бланк расходного кассового ордера 2021 (word) у нас: он полностью отвечает требованиям законодательства.

РКО: скачать бланк в Excel

Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.

РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.

Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:

  • в банк для зачисления на расчетный счет,
  • под отчет — по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
  • для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
  • на нужды предприятия — в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.

Пример заполнения РКО

РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2021 образец заполнения расходного кассового ордера — можете просто заменить данные на свои.

Скачать образец РКО

Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.

Расходный кассовый ордер может оформить:

  • главный бухгалтер,
  • бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
  • директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

РКО составляется всегда в день выдачи денег.

Оформление РКО начните с заполнения:

  • полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
  • кода ОКПО,
  • номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
  • даты заполнения,
  • кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
  • номера субсчета, по которому учитываются наличные,
  • кода аналитического учета (если требуется),
  • кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
  • суммы в рублях (цифрами).

Далее порядок заполнения РКО такой:

  • нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
  • отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
  • указать сумму прописью,
  • вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.

В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.

Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:

  • Выданную сумму прописью, а копейки — цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
  • Дату получения денег.
  • Паспортные данные.

Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.

Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы — чеки или БСО.

Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад — в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.

РКО: заполнить онлайн

Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.

В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Начать использовать

Как заполнять РКО: сложные случаи

Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.

Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО

Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:

  • При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.

Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.

  • В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.
  • Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
  • Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.

Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец

С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное — указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.

В качестве основания в РКО при выдаче в подотчет напишите «под отчет» и укажите документ («заявление»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец РКО на выдачу подотчетных сумм — измените данные и используйте как шаблон.

Часто задаваемые вопросы

Разберем главные вопросы об оформлении расходного кассового ордера.

Какой срок действия расходного кассового ордера?

РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели — заполните бланк РКО в word или excel заново.

Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?

Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно — это можно делать и ежеквартально. Главное — хронологический порядок.

Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?

Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.

Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?

Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.

Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?

Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.

Где подшиваются ПКО и РКО?

Расходные и приходные кассовые ордеры, а также сопутствующие документы, подшиваются к отчетам кассира. По мере необходимости, но не чаще раза в год, отчеты прошиваются и скрепляются печатью, как кассовая книга.

Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?

Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.

Вам могут понадобиться и другие документы:

Приходный кассовый ордер

Лимит кассы

Платежное поручение

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/formy-dokumentov/rko/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.