Порядок хранения кассовых документов

Содержание

Порядок хранения кассовых документов

Порядок хранения кассовых документов

Кассовая книга предназначена для контроля за движением денежных средств на предприятиях и у ИП. Она представляет собой регистр бухгалтерского учета и имеет утвержденную Госкомстатом форму № КО-4.

Бланк можно найти на нашем сайте в материале «Скачать актуальный бланк кассовой книги в формате Excel».

Оформление может вестись как на бумажных носителях, так и с применением технических средств. Причем в обоих случаях пользователь обязан обеспечить сохранность документа.

Подробнее о возможных вариантах документирования операций см. в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

При условии применения технических средств кассовые листы распечатываются по итогам рабочего дня с автоматическим использованием нумерации. Оформление документа на бумажном носителе предполагает изначальную нумерацию и прошивку.

Количество итоговых листов заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Ответственность за ведение первичной кассовой документации также лежит на главном бухгалтере или, в случае его отсутствия, на руководителе.

Возможен и полностью электронный способ ведения кассовой книги с подписанием ее электронной подписью.

Подробно с порядком ведения книги вы можете ознакомиться в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец».

Виды кассовых документов

Кассовые документы (КД) используются по мере движения наличности в кассе организации. Формы кассовых документов закреплены Постановлением Госкомстата №88. Среди них:

Порядок их оформления регламентируется законом. Реквизиты кассовых документов:

  • название формы и ее номер;
  • наименование предприятия (составителя);
  • содержание, параметры операции;
  • дата составления документа;
  • должности тех, кто совершил операцию и оформил документ;
  • подписи ответственных лиц.

Все бухгалтерские документы делятся по типам операции. Приходные кассовые документы отражают поступление наличных денег в кассу, расходные – выдачу. На базе обобщенных данных из первичных КД формируются регистры учета.

Перечень обязательных кассовых документов также включает авансовую отчетность, платежные ведомости, журнал кассира операциониста, данные о показаниях ККМ счетчиков и выручке предприятия.

Хотя согласно букве закона перечень кассовых документов значительно меньше. Сюда относится только ПКО/РКО. Остальные бланки используются при оформлении операций по кассе (п.4.1 Указаний банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Сроки и правила хранения

Согласно действующему законодательству для первичных учетных документов, к которым относятся и кассовые, установлен срок хранения в 5 лет. Отсчет производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Отдельно следует сказать о расчетно-платежных ведомостях.

При отсутствии лицевых счетов у сотрудников хранение данного вида кассовых документов должно осуществляться на протяжении 75 лет.

По истечении установленных сроков вся кассовая документация может быть уничтожена или передана в архив при условии, что по ней нет споров, разногласий, следственных и судебных дел.

Предписанный порядок хранения кассовой документации базируется на следующих основных правилах:

  • документы должны формироваться в сшив за каждый день не позднее следующего рабочего или первого выходного дня после рабочего;
  • контроль над формированием дел осуществляет либо кассовый работник, либо руководитель компании;
  • при создании сшива документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов (сначала по дебету, затем по кредиту);
  • перед передачей дел в архив производится опись документов.

Ответственность за сохранность кассовой документации несет руководитель организации. При несоблюдении описанных выше правил на него может быть возложена административная ответственность в виде штрафа от нескольких тысяч до сотен тысяч рублей.

Именно поэтому к организации хранения документов на предприятии следует относиться со всей ответственностью. Лучше всего обратиться за помощью к профессионалам – таким, как крупная архивная компания «ОРБ» с хорошей репутацией и 10-летним опытом работы на рынке.

Формирование и хранение кассовых документов

После сведения кассы заведующий кассой передает кассовые документы вместе с приложениями для формирования и брошировки одному из кассовых работников.

При формировании кассовые документы подбираются по балансовым счетам (в порядке возрастания)отдельно по приходу и расходу кассы. Внебалансовые документы подбираются по номерам внебалансовых счетов — сначала приходные, потом расходные. Кассовые документы формируются в папки за каждый день, не позднее следующего дня.

Сумма сброшюрованных документов подсчитывается на ленту отдельно по приходу и расходу кассовых и внебалансовых ордеров, подписываются работником, производившим подсчет и помещаются в папки впереди документов. На лицевой стороне папки документов накладывается ярлык.

После сверки суммы кассовых документов с книгой 0382120 надпись на лицевой стороне заверяется кассиром, формировавшим ее и заведующим кассой.

Суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются на калькуляторе с выводом информации на печать. Ленты подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и мемориальных ордеров, подписанные заведующим кассой, помещаются в папке впереди документов.

Кассовые документы подбираются по балансовым счетам (в порядке возрастания) отдельно по приходу и расходу. Мемориальные документы подбираются по номерам внебалансовых счетов — сначала по дебету, а затем по кредиту:

  • 1)сводная справка о кассовых оборотах (0482111);
  • 2)справка кассира приходной кассы (0482109);
  • 3)справка кассира расходной кассы (0482110);
  • 4)объявления на взнос наличными, включая приходные и расходные

кассовые ордера;

  • 5)приходный кассовый журнал (операционного работника);
  • 6)чеки и расходные кассовые ордера;
  • 7)расходный кассовый журнал;
  • 8)мемориальные ордера по приходу;
  • 9)мемориальные ордера по расходу;
  • 10)мемориальные ордера по расходу с чековыми книжками 91207;
  • 11)справка на пересчет из резервных фондов;
  • 12)заявление клиента и чековая книжка, сдаваемая назад в кассу.

Не позднее следующего дня итоги документов должны быть сверены главным бухгалтером с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью.

Кассовые документы за последние 12 месяцев хранятся в кладовой под ответственностью заведующего кассой.

Справки по кассовым документам выдаются по требованию за подписью директора банка и главного бухгалтера.

Вынос папок с кассовыми документами из кассового узла допускается только по письменному разрешению директора банка, к концу рабочего дня документы должны быть возвращены.

Кассовые документы могут быть изъяты по требованию судебных органов и запросам арбитражного суда или вышестоящего органа.

На место изъятого подлинного кассового документа подшивается заверенная заведующим кассой копия изъятого документа, требование на изъятие, протокол или квитанция об отсылке документа .

Источник: https://iiotconf.ru/poryadok-hraneniya-kassovyh-dokumentov/

Хранения кассовых документов в организации 2021: сроки по налоговому и бухгалтерскому законодательству, сколько лет хранятся?

Порядок хранения кассовых документов

Существуют определенные правила хранения и последующей ликвидации официальных бумаг, относящихся к категории кассовых документов. Бухгалтерским законодательством четко регламентируются сроки, порядок и условия хранения документов, удостоверяющих совершение операций (транзакций) с наличностью.

Хозяйствующие субъекты должны строго придерживаться установленных правил, так как несоблюдение предъявляемых требований может привести к наложению штрафных санкций.

Как долго следует хранить кассовые бумаги? Какими принципами и нормами нужно при этом руководствоваться?

Каков порядок уничтожения кассовой документации? Все эти вопросы необходимо рассмотреть более подробно.

Сколько лет хранятся в организации по закону?

Надо отметить, что требования налогового законодательства ощутимо расходятся с нормами Закона «О бухучете» при определении обязательных сроков хранения кассовой документации на отечественных предприятиях.

Рекомендуем также прочитать о порядке внесения исправлений в кассовые документы.

Налоговые сроки

Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом  (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.

Бухгалтерский аспект

Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.

Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.

Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.

Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.

Требования Минкультуры

Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.

Зарплатная документация

Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.

Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.

Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.

Судебные разбирательства

Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.

Порядок и правила

Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.

Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.

Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.

Основные правила хранения кассовых бумаг:

  • Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
  • Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
  • Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
  • Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.

Порядок уничтожения

Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.

Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:

  • Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
  • Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
  • Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
  • Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
  • Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов, рассказано в данном видео:

Выводы

Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных актов, можно утверждать, что кассовую документацию надлежит хранить на предприятии в течение минимум пятилетнего срока.

Это касается как бумажных, так и электронных документов. Исключение – платежные ведомости, которые при отсутствии учетных (лицевых) счетов хранятся организацией семьдесят пять лет.

Порядок такого хранения должен соответствовать общеобязательным нормативным требованиям. За надлежащее хранение и последующее уничтожение кассовых бумаг отвечает непосредственно руководитель хозяйствующего субъекта.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/hranenie-kassovyh-dokumentah.html

Порядок оформления и хранения кассовых документов

Порядок хранения кассовых документов

Хозяйствующие субъекты вправе осуществлять безналичные/наличные расчеты. Однако оборот наличных денег подлежит строгому учету. Кассиры/бухгалтера обязаны использовать первичные кассовые документы. Нарушение установленного порядка грозит предприятию серьезными штрафами. Оформление кассовых документов субъектами малого предпринимательства может происходить по упрощенной схеме.

Что такое приходно-кассовый ордер

Приходно-кассовый ордер – это бланк строгой отчетности. Форма № КО-1 заполняется при поступлении наличных денег в кассу предприятия. Она используется в условиях ручной обработки данных, а также при использовании средств вычислительной техники

Порядок ведения кассовых документов

Ведение учетной документации осуществляется с учетом предписаний Центробанка. Ответственность за проводимые операции по кассе возложена на кассиров.

В малом предприятии ответственным является директор, главбух или иное уполномоченное лицо. Подобное распределение обязанностей оговаривается в соответствующем положении. Порядок ведения кассовых документов ИП также закрепляется документально.

Центробанк допускает комбинирование электронного и бумажного документооборота. Если оформление кассовых документов происходит онлайн, то кассир/главбух должен иметь ЭЦП. Они обязаны регулярно проставлять подписи в кассовых документах.

Причем в отношении наличных денег для предприятий предусмотрены лимиты по кассе. Разница передается в банк. На ИП данное правило не распространяется. Они вправе держать наличность в кассе без ограничений.

Правила оформления учетной документации

Порядок оформления кассовых документов:

  • бумажный носитель заполняется шариковой ручкой. Также можно использовать печатную машинку. Электронный вариант подразумевает использование компьютера и принтера;
  • право подписи кассовых документов имеет главный бухгалтер и кассир. При отсутствии главбуха, ответственным за оформление кассовых документов становится руководитель;
  • отрывная квитанция недействительна без штампа «Оплачено»;
  • в пустых полях ставится прочерк.

Особенности оформления отдельных КД

Нюансы документального оформления движения наличности на предприятии:

  1. Кассовая книга. Она обязательно прошивается, нумеруется и опечатывается. Нумерация кассовых документов должна присутствовать на каждом листе. В конце книги указывается количество листов и ставится подпись ответственного лица. Книги должна иметь отрывную часть – отчет кассира в конце дня. Она отрывается после завершения всех операций.
  2. КВД. Ее уместно заполнять, если в штатном расписании предусмотрено более одной должности кассира.
  3. Штампы на РКО/ПКО. Центробанк не оговаривает отдельно формат оттиска штампа. Оттиск «Оплачено» проставляется на отрывной квитанции к ПКО. «Погашено» ставится на платежных ведомостях. Его используют при утере/отсутствии штампа «Оплачено».

Исправления в кассовых документах

Бланки строгой отчетности не допускают исправлений. Никаких помарок быть не должно. Использование корректоров запрещено. Действия при наличии ошибки:

  1. ПКО/РКО. Кассир должен перечеркнуть испорченный ордер и составить другой. Перечеркнутый бланк прикладывается к отчету по кассе за день.
  2. Кассовой книге. Исключаются подчистки и корректирующие жидкости. Надпись с ошибкой нужно аккуратно зачеркнуть, над ней указать достоверную цифру или текст. Рядом на свободном поле делается запись «Исправлено». Потом ставится дата правки, подпись ответственных лиц с расшифровками. Подобные действия нужно проделать со всеми экземплярами.

Правила хранения кассовых документов

Порядок и место хранения кассовой документации определяет руководитель предприятия. Он должен также обеспечить условия сохранности бланков строгой отчетности.

Как ведется учет кассовых документов? К началу очередного рабочего дня вся первичная документация за предыдущие сутки должна быть подшита. Кассир должен придерживаться нумерации бухгалтерских счетов. Сначала подшиваются кассовые документы организации по дебетовым счетам, затем кредитовым. Все листы нумеруются.

Срок хранения

Срок хранения документов по кассовым операциям несколько отличается:

  • бухгалтерское законодательство – учетная документация должна храниться 5 лет.
  • налоговое законодательство – срок хранения кассовых документов в архиве предприятия составляет 4 года.

Целесообразнее ориентироваться на максимальный срок. Причем отсчет времени начинается не с момента создания документа. За основу берет год, в котором были сформированы кассовые и бухгалтерские документы.

По истечении установленного срока уничтожать бумаги можно не всегда. Подобные действия допустимы, если за это время была проведена полная проверка кассовых документов. Иначе документацию придется хранить дольше.

Примечание. Срок хранения платежных ведомостей без лицевых счетов составляет 75 лет (ст.412 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за хранение

За несоблюдение сроков хранения учетной документации предусмотрена административная ответственность:

КоАППравонарушениеШтраф (тыс. руб.)Кто наказывается
ст.15.11Отсутствие КД в течение сроков хранения, на момент проведения аудита5–10Должностное лицо
Повторное правонарушение10–20 или 1–2 года дисквалификации
ст.13.20Нарушение правил хранения, комплектации, учета или использования0,1–0,3Граждане
0,3–0,5Должностное лицо

В 2019 году Госдума одобрила поправки в ст.15.15.6 КоАП РФ. Изменения коснулись ответственности за нарушения, связанные с бюджетной отчетностью:

  • непредставление или представление с нарушением сроков – от 10000 до 30000 руб.;
  • незначительные искажения отчетных данных – от 1000 до 5000 руб.;
  • существенное искажение показателей отчетности – от 5000 до 15000 руб.;
  • грубое искажение отчетных данных – от 15000 до 30000 руб.

Возможности 1С Бухгалтерия 8.3

Практически повсеместно в организациях используется программа 1с Предприятие. Одной из ее конфигураций стала система 1С: Бухгалтерия 8.3. Она позволяет автоматизировать бухучет.

Программа формирует универсальный реестр «Кассовые документы». Из него осуществляются все основные операции с деньгами.

Оформление кассовых документов на основе реестра позволяет полно и точно отображать сведения по проведенным операциям, проводки по розничной выручке.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

По закону инвентаризация денежных средств и контроль кассовых документов проводится перед составлением годовых отчетов. За несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность. Виды нарушений:

  • расчеты наличными сверх лимитов;
  • наличие сверхлимитных денежных средств;
  • не оформленные наличные деньги в кассе;
  • отступление от порядка работы с наличностью.

Мера ответственности (ст.15.1 КоАП):

НарушительШтраф при несоблюдении кассовой дисциплины и расчетов наличностью (тыс. руб.)
Должностное лицо4–5
Организация40–50
ИП4–5 или предупреждение

Должностные лица также несут ответственность в рамках ст.120 НК РФ. За отсутствие первичных документов во время аудита предусмотрен штраф – 10 тыс. руб.

Заключение

Правила приема-выдачи наличных денег в кассу предприятия предполагают заполнение ПКО и РКО, КК, журнала регистрации кассовых документов. За нарушение правил бухгалтерского учета закон предусматривает ответственность в виде штрафа.

Источник: https://vawilon.ru/porjadok-oformlenija-i-hranenija-kassovyh-dokumentov/

Какой срок хранения кассовых документов?

Порядок хранения кассовых документов

Все юридические лица, компании и индивидуальные предприниматели, в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации, обязаны хранить бухгалтерские и налоговые документы. Эти бумаги являются подтверждением понесенных расходов, доходов, а также основанием для исчисления суммы налога.

Ответственным за хранение документации является руководитель организации. Тем не менее, это должностное лицо может передать свои полномочия другому сотруднику. Индивидуальные предприниматели несут ответственность за сохранность бумаг самостоятельно.

Законодательством предусмотрены штрафы за уничтожение или потерю документов ранее разрешенного срока. Особенно строгими являются требования для первичной документации, к которой и относят кассовые документы.

Не нарушать правила бухгалтерского и налогового учета, а также избежать нежелательных штрафов поможет привлечение к делу опытного бухгалтера.

Получи первичную консультацию от нескольких компаний бесплатно:
оформи заявку и система подберет подходящие компании!

По этой услуге подключено 57 компаний

Начать подбор в несколько кликов >

Какие документы считаются кассовыми?

Центробанк Российской Федерации дает четкие указания по поводу документов, которые используются при оформлении кассовых операций:

  1. Приходный кассовый ордер (ПКО). Этот документ необходим для фиксирования поступлений денежных средств в кассу организации. Если при внесении наличности оформляется чек (при условии наличия кассы) или бланк строгой отчетности, то достаточно будет оформить один ПКО в день. В остальных случаях каждая операция должна быть задокументирована отдельно.
  2. Расходный кассовый ордер (РКО). Этот документ оформляется каждый раз при расходовании денежных средств из кассы. Держатель кассы выдает деньги лицу после идентификации его личности по паспорту или иному документу по РКО, подписанному главным бухгалтером.

Также существует документация, которая используется при оформлении операций с кассой, но, по мнению Центробанка, к таковой не относится.

Например, кассовая книга — своеобразный реестр, отражающий все ПКО и РКО. Стандартно оформляется единожды в сутки, кассир указывает остаток денежных средств на конец рабочего дня.

Если в организации не один кассир, а например, старший и младший сотрудник, то также используется книга учета, которая подтверждает факт передачи денег.

Кроме того, существуют расчетно-платежная и платежная ведомости, используемые для учета выплат сотрудникам.

В течение какого срока необходимо хранить кассовые документы?

Требования в отношении срока хранения документации указаны как в законодательных актах по налогам и сборам, так и в законе «О бухучете». Причем нормы различаются. В частности, налоговое законодательство закрепляет четырехлетний срок хранения для документов, отражающих доходы и расходы организации.

Согласно законодательству в сфере бухгалтерского учета, финансовая документация должна храниться в течение 5 лет после отчетного периода.

Более того, в обязанности юридического лица входит организация хранения таким образом, чтобы бумаги оставались в целости и сохранности в течение всего необходимого срока.

Организация имеет право своими силами организовать архив, где будут храниться важные документы, вне места осуществления основной деятельности предприятия.

Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод, что документация должна сохраняться в течение 5-летнего периода. Учтите, что даже при ликвидации компании данное правило остается актуальным. Уничтожать документы раньше времени все равно не стоит.

Ответственность за утрату документов

Руководитель организации несет полную ответственность за обеспечение целостности и сохранности первичной документации в течение установленного законом срока.

В случае отсутствия бумаг организация будет наказана. Если отсутствие первичной документации для расчета налогооблагаемой базы будет обнаружено налоговой инспекцией, то придется оплатить штраф, в соответствии с Налоговым кодексом, в размере 10 000 рублей (при нарушении только в одном периоде).

А для злостных нарушителей штраф вырастет до 30 000 рублей, так как это является грубым нарушением правил учета доходов и расходов.

Кроме того, предусмотрена и административная ответственность за отсутствие документов. Должностное лицо заплатит до 10 000 рублей, а при повторном нарушении штраф будет увеличен в 2 раза.

А если документация хранится без должного внимания, то придется заплатить еще от трехсот до пятисот рублей. Соответственно, советуем вам уделить должное внимание ответственному хранению документов. Это поможет избежать лишних затрат и внимания налоговой инспекции к вашей организации.

Источники:

Порядок ведения кассовых операций

Налоговый кодекс о сроке хранения документов

Хранение документов бухгалтерского учета

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету

Источник: https://rtiger.com/ru/journal/kakoi-srok-hraneniya-kassovyh-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.