Первичные кассовые документы

Содержание

Кассовые документы

Первичные кассовые документы

Кассовые документы – это те документы, которые кассир обязан оформлять в связи с движением наличных денег в кассе. Из этой статьи вы узнаете, какие существуют кассовые документы и их основные особенности.

К кассовым документам относятся следующие:

  • Приходный ордер;
  • Расходный ордер;
  • Журнал регистрации бумаг на поступление и расход;
  • Кассовая книга;
  • Книга, в которой учитываются выданные и полученные кассиром деньги;
  • Авансовая отчетность;
  • Расчетно-платежная ведомость;
  • Отчетность кассира-операциониста;
  • Данные о показаниях счетчиков ККМ к прибыли;
  • Журнал, который ведет кассир-операционист.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Кассовые ордера

Ордера бывают двух видов: на приход и на расход. Как не трудно догадаться по названию, приходные используются при поступлении денег, а расходные – при выдаче. Ордер составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается либо главным бухгалтером, либо уполномоченным сотрудником.

К приходнику прилагается чек, который должны подписать кассир и бухгалтер. Также, на нем должна быть проставлена печать организации. Он выдается лицу, внесшему в кассу деньги.

Более подробно о приходном ордере читайте в статье.

Более подробно о расходном ордере читайте в статье.

Регистрационный журнал документов

Кассовые бумаги по приходу и расходу должны быть учтены в специальном журнале. В нем проходят регистрацию, как ордера, так и заменяющие их документы (платежные ведомости, заявления на выдачу денежных средств и прочие). Бланк журнала можно найти в статье.

Кассовая книга

Данная книга необходима для того, чтобы учитывать выдачу денег и их поступление. Все страницы книги необходимо пронумеровать, а саму книгу прошнуровать и заверить штампом. На последней странице записывается общее количество листов книги.

Каждая страница делится на две части. Одна, имеющая горизонтальную линовку, заполняется как первый экземпляр, а другая – как второй. На обоих экземплярах проставляется одно число. Первый остается в книге, а второй является отрывным, он является отчетным кассовым документом.

Записывать кассовые операции начинают на лицевой стороне неотрываемой части после графы «остаток на начало дня». Сначала лист сгибают по отрезной линии, подкладывая отрывной лист под тот лист, который остается в книге.

Подробнее о ведении кассовой книги читайте в статье.

Книга учета денежных средств

В этой книге ведется учет выданных и полученных денежных средств. Также, применяется для учета кассовых бумаг.

Авансовая отчетность

Эта отчетность нужна для того, чтобы учитывать деньги, которые выданы на хозяйственные затраты. Этот документ оформляют работник бухгалтерии и подотчетный сотрудник в одном экземпляре.

На оборотной стороне отчета должен быть указан список документов, которые могут подтвердить, что расходы были произведены. Это могут быть различные квитанции, билеты на транспорт и так далее. Также, эти документы нужно приложить к отчету, и пронумеровать их в той последовательности, в которой они указаны в отчетности.

Расчетно-платежная ведомость

Данная ведомость оформляется при выплате зарплаты сотрудникам компании. Ее составляют бухгалтерские работники в одном экземпляре. Сотрудникам начисляют заработную плату согласно сведениям, указанным в первичных документах по учету отработанного времени.

Отчет кассира

Данную отчетность составляет кассир-операционист. Он вносит туда сведения о показаниях контрольно-кассового аппарата и выручке за день. Кассиры должны составлять такой отчет каждый день. После составления отчет подписывается и вместе со всей выручкой сдает его управляющему компании.

Если компания маленькая, кассиры сдают деньги инкассаторам. При передаче денежных средств должны быть оформлены соответствующие банковские документы.

Более полную информацию об отчете кассира можно найти в статье.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ

Данные сведения необходимы для формирования сводной отчетности о показаниях счетчиков ККМ. Такой сводный отчет нужно составлять каждый день, он будет являться приложением к справке-отчету кассира. Его составляет старший кассир и передает бухгалтерию компании вместе со справкой-отчетом и ордерами.

Журнал кассира

В данном журнале ведется учет приходных и расходных операций по каждой ККМ. В журнале каждая страница должна быть пронумерована, а сам журнал полностью прошнурован. Делать записи в таком журнале могут только кассиры-операционисты. Записи должны быть сделаны в хронологическом порядке шариковой ручкой и без исправлений.

Советы по заполнению

  1. Если сумму необходимо указать прописью, сделать это нужно с большой буквы. Копейки пишут цифрами.
  2. Документы могут заполняться как на компьютере, так и вручную.
  3. Неверно заполненные сведения в кассовых бумагах можно корректировать. Делается это таким образом.

    Неправильную запись перечеркивают аккуратной линией. Над ней или рядом с ней делают правильную запись. Здесь же пишут «верить исправленному». Возле этой записи должны поставить свои подписи управляющий компании и главный бухгалтер.

  4. Если в документе есть помарки, описки и исправления корректором, он признается недействительным.

Сколько нужно хранить кассовые документы

В бухгалтерском и налоговом законодательстве существуют различные мнения по поводу сроков хранения кассовых документов.

В соответствии с налоговым законодательством, кассовые бумаги должны храниться в архиве компании четыре года. Бухгалтерское законодательство сообщает, что такие бумаги должны храниться, как минимум, пять лет. Министерством культуры также установлен срок хранения документов пять лет.

Таким образом, ориентируясь на максимальные сроки, кассовые бумаги должны храниться в архиве не менее пяти лет. При этом стоит учесть, что уничтожать документы можно только при условии, что за эти пять лет проводилась ревизия. Если ее не было, бумаги уничтожить нельзя даже по прошествии пяти лет.

Сроки хранения кассовых документов необходимо соблюдать, так как за их нарушение предусмотрены следующие штрафы:

  • Для ответственных за хранение сотрудников – от двух до трех тысяч рублей;
  • Для граждан – от двухсот до трехсот рублей.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/kassovye-dokumenty

Первичные кассовые документы

Первичные кассовые документы

Отдельно для организаций постановлением Госком­стата России от 18.08.98 № 88 утверждена унифициро­ванная (единая) форма кассовых документов. Касса принимает наличные деньги по “Приходным кас­совым ордерам”

(форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом. При этом вносителю выдается квитанция к приходно­му кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации.

При получении денежных средств в банке по чеку бухгал­тером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека, свидетельствующей о выполнении банком приказа организации.

Выдача наличных денег производится по“Расходным кассовым ордерам” или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на вы­дачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (форма № КО-2).

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

https://www.youtube.com/watch?v=u50g8OmxGjk\u0026list=PLACHHcbNcbnkLeLguawbr63PMaRF8UDlj

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости должна быть сделана разрешительная надпись руководителя предприятия и главного бухгалтера; срок выдачи; общая сумма.

По истечение трех дней выплаты кассир в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, делает запись “депонировано”, составляет реестр депонированных сумм, а на титуле ведомости указывает выплаченную и депонированную суммы, скрепляя эти данные своей подписью. Затем бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму.

Никаких подчисток и ис­правлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выда­ются только в день составления этих документов.

При­ходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или по­лучающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выпи­савшим документ.

При выдаче денежных средств по до­веренности они прилагаются к расходному кассовому ор­деру или ведомости на выдачу средств.

По мере выполнения кассовых операций кассир обя­зан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью “ОПЛАЧЕНО” или “ПОЛУЧЕНО” (число, месяц, год).

До передачи в кассу на исполнение кассовые доку­менты записываются бухгалтером в специальном “Журна­ле регистрации приходных и расходных кассовых ордеров” с указанием кодов причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств (см. Приложение).

Кассовая книга

Кассовая книга – это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу.

Листы в книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации.

На последней странице книги делается надпись: “В настоящей книге всего пронумеровано __ листов” и проставляются подписи главного бухгал­тера и руководителя организации (см. Приложение № 5).

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры дол­жны быть отрывными, они служат отчетом кассира.

Под­чистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бух­галтера.

Разрешается ведение кассовой книги с исполь­зованием вычислительной техники; регистрация исполни­тельных кассовых документов в кассовую книгу произво­дится сразу после получения или выдачи денег.

В книгу вносятся данные об остатке денег в кассе на начало дня, перечень всех приходных и расходных операций с указанием документа и суммы, остаток денег в кассе на конец дня.

По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бух­галтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре).

Испорченные кассовые ордера заменяют новыми. Испорченный лист “Кассовой книги” ни в коем случае не выдергивается, а остается на своем месте , перечеркивается и заполняется новый.

Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий и стипендий кассир обязан:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости про­тив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: “Депонировано”:

б) составить реестр депонированных сумм:

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомо­сти сделать надпись о фактически выплаченных и подле­жащих депонированию суммах, сверить их с общим ито­гом платежной ведомости и скрепить надпись своей под­писью.

Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом. то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал (подпись)”. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается:

г) записать в кассовую книгу фактически выплачен­ную сумму и поставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер № …”.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделан­ных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выдан­ных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на их общую сумму составляет­ся один расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их до­кументы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной).

Подчистки или исправления в этих документах не допускают­ся.

С целью создания условий для внезапного проведения ревизий кассы кассир обязан независимо от календарного периода сдачи в бухгалтерию отчета (за один, три, пять дней и т. д.) ежедневно подсчитывать обороты за день и остаток на конец дня в кассовой книге.

Предыдущая234567891011121314151617Следующая

Дата добавления: 2015-11-20; просмотров: 1326; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

ПОСМОТРЕТЬ ЁЩЕ:

Источник: https://helpiks.org/5-110829.html

Какие документы надо вести при онлайн кассе: правила документооборота

Первичные кассовые документы

Организации и индивидуальные предприниматели получили возможность отказаться от заполнения части первичной документации.

Основание – внесение изменений в ФЗ №84, регламентирующий применение кассового оборудования при операциях с наличностью. Фискализирована значительная часть документации.

Кассовые документы при онлайн кассе — расходные кассовые ордера (движение наличных денег по-прежнему необходимо оформлять).

Какие унифицированные формы можно не заполнять

18 августа Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 88 1998 года утверждены унифицированные формы первичных документов, обязательных для ведения кассовых операций. Постановление Правительства № 470 отменило заполнение некоторых бумаг.

Важно! Решение властей рекомендательное. Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, и предприятия вправе сохранить прежний документооборот при переходе на новую систему.

При ведении кассовой книги в режиме онлайн можно не заполнять следующие формы:

  1. Акт при обнулении ККМ-счётчиков (форма КМ-1).
  2. Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте и подключению к работе (КМ-2).
  3. Акт при возврате наличных денег (КМ-3).
  4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
  5. Журнал для записи данных при использовании касс, функционирующих без оператора (КМ-5).
  6. Справки-отчёты операциониста-кассира (КМ-6).
  7. Документация, содержащая показания контрольно-кассовых машин (КМ-7).
  8. Журнал учёта вызовов техспециалистов и регистрации проведённых работ (КМ-8).
  9. Акт о проверке наличных средств в кассе (КМ-9).

Важно! Согласно законодательным изменениям, субъекты предпринимательства вправе в произвольной форме заполнять необязательные бумаги.

Нужен ли журнал кассира-операциониста

С июля 2017 года журнал можно не вести. Это относится ко всем фирмам, перешедшим на онлайн-кассы. В форме КМ-4 регистрируются все притоки и оттоки, поэтому для внутреннего учёта она остаётся полезной.

https://www.youtube.com/watch?v=Tzfwfb7D1Wk\u0026list=PLACHHcbNcbnkLeLguawbr63PMaRF8UDlj

Можно продолжать заполнение КМ-4 в добровольном порядке для фиксирования прихода и расхода финансовых средств. Эту документацию не надо представлять в налоговый орган. Журнал операциониста-кассира для индивидуальных предпринимателей имеет особое значение. Для принятия управленческих решений сведения о приходах и расходах очень важны.

В целях контроля над поступлением и расходом денег за день или за смену в документе отражают информацию:

  1. Начальные и конечные сведения со счётчика ККТ за рабочий период.
  2. Сумму выручки, поступившую в течение дня или смены.
  3. Объем средств, полученных или потраченных в безналичной или наличной форме.
  4. Деньги, отданные покупателям по чекам за возврат продукции.
  5. Компаниям, которые не перешли на новый ККТ, необходимо заполнять журнал кассира-операциониста.

По итогам каждого дня или смены вышеобозначенные данные кассир должен вносить в журнал, следуя правилам: ставить прочерки в строках КМ-4, где отсутствует информация; заносить сведения по хронологии.

Фискальные документы: форматы

В Федеральном законе №84, регулирующем применение кассового оборудования, определены требования к документации, образующейся в ходе использования онлайн касс (ст. 4.1 п. 4 и 5).

Требования в основном затрагивают отчёты и реквизиты чеков, сроки хранения в ФН (30 дней).

Важно! Прежде чем начать вести документирование по новой дисциплине, нужно изучить список обязательных к использованию фискальных документов.

Все требования сосредоточены в Приказе ФСН от 21 марта 2017 года № ММВ-7-20/229.
Вся документация заполняется в онлайн-кассе. Она хранится 30 дней в памяти ФН.

Автоматический режим выдаёт бумаги Федеральной налоговой службе через интернет. Если данные не придут в течение суток, кассу заблокируют.

Какие документы обязательны для оформления

Указ БР № 3210-У от 11.03.2014 года определяет фиксирование операций. Оборот документов сохранён после перехода на новые кассы в режиме онлайн.

Все, кто интересуется вопросом, «какие документы нужно заполнить для онлайн касс», получает ответ: все на добровольной основе.

В обязательном порядке оформить приходные и расходные кассовые ордера с занесением в кассовую книгу, бланки строгой отчётности (БСО).

Форма № КО-4 – обязательный унифицированный реестр. В нём содержатся сведения о полученных и выданных финансовых средствах с обозначением реквизитов ПКО, РКО получателя; лица, вносившего деньги. Делают записи непосредственно в день совершения операции. Вести книгу можно в бумажной форме, на компьютере с последующей распечаткой или в электронном виде.

В приходном ордере (форма № КО-1) сосредоточена информация о полученных наличных деньгах. Бланк представляет собой непосредственно ордер и отрывную квитанцию. Кассир заполняет все графы и подписывает оба фрагмента «приходника». К нему прилагается отчёт о закрытии смены.

Расходный ордер (форма № КО-2) содержит суммы наличных средств, выданных из кассы.

Бланки строгой отчётности печатают посредством онлайн-кассы и представляют покупателю в электронном формате.

Новые документы, обязательные к оформлению

Из новых документов заполняют чек коррекции и возврата товара, отчёт об открытии и закрытии смены. Коррекционный чек пробивают, если имеет место неучтённая выручка на сумму превышения. Чек «возврат прихода» оформляется при возвращении покупателю денег за услугу или товар.

Отчёт о закрытии смены и Z-отчёт практически идентичны. Различия только в их формировании и задачах. Требования к данным в отчёте о закрытии смены определены Приказом ФСН №29. Z-отчёт зависит от самой кассы.

Реквизиты:

  1. Наименование организации.
  2. ИНН организации.
  3. ИНН, ФИО кассира, выдавшего отчёт.
  4. Дата и время закрытия.
  5. Номер кассы.
  6. Адрес.
  7. Число подготовленных чеков.
  8. Количество не отправленных в ОФД.
  9. Время прекращения передачи сведений.
  10. Данные об итогах смены.

Работа с онлайн кассой начинается с составления отчёта об открытии смены. Завершив расчётные операции, пробивают отчёт о закрытии смены.

Обязательными требованиями к новой документации является автоматическая передача данных в налоговую службу.

Лучшие предложения по цене и качествуВажно! Если чеки не будут переданы в ФНС в течение 30 дней, кассу блокируют.

Согласно новым законодательным положениям, формы первичной документации, определённой Постановлением Госкомстата, не являются обязательными при использовании кассы-онлайн, какие документы вести, зависит от усмотрения предприятий и лиц, занимающихся предпринимательством. Изменения не коснулись кассовой книги, бланков строгой отчётности, приходных и расходных ордеров.

Источник: https://onlinekassa.guru/zakonodatelstvo/kakie-dokumenty-neobxodimo-zapolnyat.html

Приложение. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций | ГАРАНТ

Первичные кассовые документы

от 18 августа 1998 г. N 88

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций

Перечень форм первичной учетной документации

Номер формыНаименование формыФорматСтраница
КО-1КО-2КО-3КО-4КО-5ИНВ-1ИНВ-1аИНВ-2ИНВ-3ИНВ-4ИНВ-5ИНВ-6ИНВ-8ИНВ-8аИНВ-9ИНВ-10Инв-11Инв-15ИНВ-16ИНВ-17Приложениек формеN ИНВ-17ИНВ-18ИНВ-19ИНВ-22ИНВ-23ИНВ-24ИНВ-25ИНВ-261. По учету кассовых операцийПриходный кассовый ордерРасходный кассовый ордерЖурнал регистрации приходных и расходныхкассовых документовКассовая книгаКнига учета принятых и выданных кассиромденежных средств2. По учету результатов инвентаризацииденежных средств, ценных бумаг и бланковдокументов строгой отчетностиИнвентаризационная опись основных средствИнвентаризационная опись нематериальныхактивовИнвентаризационный ярлыкИнвентаризационная опись товарно-матери-альных ценностейАкт инвентаризации товарно-материальныхценностей отгруженныхИнвентаризационная опись товарно-матери-альных ценностей, принятых на ответствен-ное хранениеАкт инвентаризации товарно-материальныхценностей, находящихся в путиАкт инвентаризации драгоценных металлов иизделий из нихИнвентаризационная опись драгоценных ме-таллов, содержащихся в деталях, полуфаб-рикатах, сборочных единицах (узлах), обо-рудовании, приборах и других изделияхАкт инвентаризации драгоценных камней,природных алмазов и изделий из нихАкт инвентаризации незаконченных ремонтовосновных средствАкт инвентаризации расходов будущих пери-одовАкт инвентаризации наличных денежныхсредствИнвентаризационная опись ценных бумаг ибланков документов строгой отчетностиАкт инвентаризации расчетов с покупателя-ми, поставщиками и прочими дебиторами икредиторамиСправка к акту инвентаризации расчетов спокупателями, поставщиками и прочими де-биторами и кредиторамиСличительная ведомость результатов инвен-таризации основных средствСличительная ведомость результатов инвен-таризации товарно-материальных ценностейПриказ (постановление, распоряжение) опроведении инвентаризацииЖурнал учета контроля за выполнением при-казов (постановлений, распоряжений) опроведении инвентаризацииАкт о контрольной проверке правильностипроведения инвентаризации ценностейЖурнал учета контрольных проверок пра-вильности проведения инвентаризацийВедомость учета результатов, выявленныхинвентаризациейА5А5А4А4А42А42А4Б52А4А42А42А42А42А42А4А4А4А52А4А4А4А42А4А42А42А42А42А4891012151518212326283134384246485052565859616465687275

Указания по применению и заполнению форм

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1)

Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

по строке “Основание” указывается содержание хозяйственной операции;

по строке “В том числе” указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись “без налога (НДС)”.

В приходном кассовом ордере по строке “Приложение” перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе “Кредит, код структурного подразделения” указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства”.

Расходный кассовый ордер (форма N КО-2)

Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке “Основание” указывается содержание хозяйственной операции, а по строке “Приложение” перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Журнал регистрации
приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3)

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.

до передачи в кассу организации.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга (форма N КО-4)

Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись “В этой книге пронумеровано и прошнуровано __________ листов”. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки “Остаток на начало дня”.

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после “Переноса” отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
(форма N КО-5)

Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Источник: https://base.garant.ru/12113060/6da5db98294a2636a915a30de4a2f3b5/

Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020

Первичные кассовые документы

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик.

Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться.

  Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид.

Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам.

Электронные документы заверяют электронной подписью. 

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

  • Название документ.
  • Дата создания.
  • Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
  • документа или хозоперации.
  • Натуральные и денежные показатели.
  • Данные ответственных лиц.
  • Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать.

Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки.

Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем. 

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.

Счет-фактура содержит:

  • данные продавца и покупателя;
  • информацию о товаре, его стоимости и количестве;
  • подписи ответственных лиц.

Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.

Источник: https://kontur.ru/bk/spravka/492-pervichnaya_dokumentaciya_vbuxgalterii

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.